كل مؤسسة من المؤسسات أو شركة من الشركات سواء كانت حكومية أو أهلية، فإنها بحاجة إلى من يديرها ويحل مشاكلها، ويعمل على تطويرها من خلال إصدار القرارات المناسبة.
ومن المعلوم أن تلك الإدارة بحاجة إلى أن تستمع الموظفين أو الإداريين والفنيين كي تعمل على تنفيذ اقتراحاتهم، ومعرفة العقبات تواجه عملهم كي تعمل على مساعدتهم في تجاوزها.
ولأجل ذلك فإن يجب أن تعقد اجتماعات دورية سواء كان ذلك بشكل شهري أو أسبوعي، للاطلاع على ذلك، ومناقشة القضايا المتعلقة بتلك الشركة.
وللحصول على خدمة كتابة نماذج محضر اجتماع، وللحصول على خدماتنا في كتابة الطلبات والخطابات والمعاريض، يُرجى التواصل معنا عبر رقم الواتساب التالي: 0556663321.
جدول المحتويات
نموذج محضر اجتماع
بعض الناس يرى أن كتابة نموذج محضر اجتماع ليس من الأمور المهمة، بل قد يرى أن تلك الاجتماعات ضياع للوقت والجهد، ولا يلزم تدوين ما يتم مناقشته فيها.
والحقيقة أن أي إهمال لكتابة نموذج محضر اجتماع يعتبر من الأخطاء الفادحة التي تكلف المؤسسة كثيرًا.
حيث يترتب على ذلك عدم مواكبة التطورات المتسارعة وينتج عنه ضياع للوقت والمال.
فإن كان لدى الإدارة سبب وجيه لعقد الاجتماع، فإن نموذج محضر الاجتماع هو الأداة الفعالة لضبط الاجتماع.
وذلك من أجل إبقاء كل الأعضاء على موضوعات جدول الأعمال بدون تشتيت للوقت في غير تلك الموضوعات.
المقصود بنموذج محضر اجتماع
نموذج محضر الاجتماع هو تقرير تفصيلي يتضمن كل الأعمال التي تم مناقشتها في جدول أعمال الاجتماع.
واقتراح المعالجات للمشاكل والصعوبات التي تواجه الموظفين في العمل، واتخاذ القرارات المناسبة.
مهام استخدام نموذج محضر الاجتماع
يقوم نموذج محضر الاجتماع بتدوين أهم النقاط والموضوعات التي تم مناقشتها خلال الاجتماع الدوري.
وتتضمن استخدامات نموذج محضر الاجتماع وفوائده في التالي:
- إبلاغ أعضاء المجلس الذين تغيبوا عن الاجتماع بالقرارات والتوصيات التي تم إقرارها خلال جلسة الاجتماع تلك.
- محضر الاجتماع يعتبر بمثابة السجل الذي يتم الرجوع إليه مستقبلًا من أجل مناقشة مختلف القضايا المتعلقة بالمؤسسة أو الشركة.
- يوفر نموذج محضر الاجتماع المادة الخام للاجتماعات القادمة، التي تعتمد على المعلومات والقرارات المصادرة عن الاجتماعات السابقة.
- توثيق قرارات الاجتماعات يعتبر تذكيرًا بخطوات العمل الماضية، والبناء عليها في القرارات القادمة.
- يتم تدوين الملاحظات والمقترحات في نموذج محضر الاجتماع، وذلك من أجل ضمان عدم ضياع الأفكار المدرجة على جدول الأعمال، أو أي أمر تم مناقشته في تلك الاجتماعات.
نموذج محضر اجتماع جاهز
في بعض الأوقات يكون تدوين وصياغة نموذج محضر الاجتماع من الأمور المطلوبة وفقًا للنظام والقانون.
ومن ذلك الاجتماعات التأديبية للموظفين، أو عند النزاعات والخلافات التي تكتسب صفة قانونية.
أهمية نموذج نموذج محضر اجتماع
وتتمثَّل أهمية نموذج نموذج محضر اجتماع فيما يأتي:
نموذج محضر الاجتماع يوفر سجلاً مكتوبًا بالأمور المتفق عليها خلال الاجتماع من أجل تأسيس فهم مشترك للنتائج والمقترحات الناتجة عن الاجتماع.
فهو من المصادر المهمة للمعلومات التي يسمح من خلالها للمشاركين معرفة ما حصل في الاجتماعات.
ويعتبر نموذج محضر الاجتماع الجاهز من أفضل الطرق التي من خلالها يتم تجنب سوء التفاهم الذي ينتج عن الأشخاص الذين لديهم خلفيات متناقضة عن الاجتماع.
إبلاغ جميع الموظفين بالأعمال الموكلة إليهم، ووضع جدول زمني محددة لتنفيذ تلك المهام، كي يبقى الجميع على المسار المرسوم لهم.
توضيح الأعمال القادمة التي يجب عليهم إنجازها، وتحديد الفرد المسؤول عن القيام بتلك الخطوات من دون إخلال بأي منها.
يُسهم نموذج محضر اجتماع في مساعدة أصحاب العمل على البقاء على اطلاع مستمر لما يحصل، ومتابعة تنفيذ الأعمال والمهام.
من خلال نموذج محضر اجتماع يستطيع الأعضاء المشاركون العودة إلى القضايا المقيدة فيه، من أجل مراجعة الأفكار التي تم مناقشتها وبناء عليها تم اتخاذ تلك القرارات.
قد يؤدي عدم كتابة نموذج محضر اجتماع إلى نسيان جميع القرارات التي صدرت عن الاجتماع.
وبالتالي قد يترتب على تكرار انعقاد الاجتماع من أجل أن تتم مناقشة قضايا قد نوقشت سابقا.
كتابة محضر نموذج محضر اجتماع
عند حاجة الفرد المسؤول إلى كتابة نموذج محضر اجتماع، فإن هناك بعض البنود التي يجب إيرادها في ذلك النموذج.
غير أن الكثير من المؤسسات تستخدم نموذجًا معينا لقياس نموذج محضر الاجتماع، ويكون لها تنسيق محدد، تختلف ترتيب تلك العناصر التي يتكون منها المحضر.
وهي غالبا، تحتوي على التالي:
أولًا: عنوان نموذج محضر الاجتماع:
- حيث يتم تدوين اسم لجنة الاجتماع، والتاريخ الذي تم فيه الاجتماع ومكانه ووقته.
ثانيًا: أسماء الحاضرين في الاجتماع:
- حيث يتم كتابة أسماء جميع الحاضرين والمشاركين في ذلك الاجتماع، إضافة إلى كتابة مسمياتهم الوظيفية، و كذلك يتم كتابة أسماء الذين اعتذروا عن الحضور والمشاركة، إضافة إلى الأفراد الذين يطلبون نسخة من نموذج محضر الاجتماع.
ثالثًا: اعتماد نموذج محضر الاجتماع السابق:
- هذا العنوان يكون أسفل أسماء الحاضرين في الاجتماع وأسماء الغائبين عنه بعذر أو بغير عذر.
- وهذا البند يوضح فيه بالتفصيل القرارات التي تم الموافقة عليها في محضر الاجتماع السابق، وكذلك القرارات التي هي حاجة إلى تعديلات فيها.
- فأي فرد من أعضاء الاجتماع لا يستطيع الحضور إلى ذلك الاجتماع ولديه إجراءات يريد أن تتم معالجتها في المحضر السابق.
- فإن عليه أن يقوم بإعطاء رئيس لجنة الاجتماع تحديثًا عن الإجراء الذي تم اتخاذه من قبله، حيث إن هذا سوف يضمن سير أعمال الاجتماع بكل سهولة بدون معوقات.
رابعًا: خطوات العمل في الاجتماع:
- وفي هذه الخطوة يتم اتخاذ الإجراءات المناسبة مع الموضوعات غير المكتملة في الاجتماع السابق، إضافة إلى، جميع الأعمال الحالية المدرجة في جدول أعمال المجلس.
- والتي تتطلب مناقشتها في الاجتماع الحالي.
- وأعضاء اللجنة الذين ليست لديهم القدرة على حضور ذلك الاجتماع، يلزمهم إبلاغ رئيس اللجنة أو محضر الاجتماع بالتقدم المحرز في أعمالهم.
خامسًا: الإعلانات:
- وفي هذا السياق من نموذج محضر اجتماع يتم تقديم كافة التقارير عن الإعلانات التي قام بها الأعضاء المشاركون في ذلك الاجتماع، أو أولئك الذين أرسلوا اعتذارا عن عدم الحضور إلى الاجتماع.
- وهذا يشمل جدول الأعمال المقترح للاجتماع المقبل.
سادسًا: تحديد عقد الاجتماع القادم:
- في هذا السياق يتم تحديد المكان الذي سيتم فيه عقد الاجتماع المقبل، وكذلك وقت ذلك الاجتماع.
سابعًا: توقيع مُحضر المجلس:
- حيث يتم تدوين اسم من كتب المحضر، وتاريخ كتابة ذلك المحضر وتاريخ الموافقة عليه. وبعض محاضر الاجتماعات تتطلب أكثر من توقيع عليها.
من الأمور المهمة التي يلزم أن ينبه عليها المسؤول عن صياغة نموذج محضر اجتماع، كتابة جميع الملاحظات بشكل مختصر.
ويكون المحضر غنيا بالمعلومات، بحيث يتم تلخيص كل الأمور التي طرحت في الاجتماع والنتائج التي تم الاتفاق عليها.
محضر اجتماع جاهز لمجلس المدرسة
فيما يلي سنعرض عليكم نموذجًا تطبيقيًا لكتابة محضر اجتماع جاهز لمجلس المدرسة :
الوقت:
[أدخل هنا وقت بدء الاجتماع] – [أدخل هنا وقت انتهاء الاجتماع]
المكان:
[أدخل هنا مكان انعقاد الاجتماع]
الحضور:
- [أدخل هنا أسماء أعضاء مجلس المدرسة الحاضرين]
- [أدخل هنا أسماء الضيوف أو المتحدثين]
الغياب:
- [أدخل هنا أسماء أعضاء مجلس المدرسة الغائبين]
جدول الأعمال:
- [أدخل هنا بند جدول الأعمال الأول]
- [أدخل هنا بند جدول الأعمال الثاني]
- [أدخل هنا بند جدول الأعمال الثالث]
- [أدخل هنا باقي بنود جدول الأعمال]
ملخص المناقشات والقرارات:
البند 1: [أدخل هنا بند جدول الأعمال الأول]
- [أدخل هنا ملخص المناقشات التي جرت حول هذا البند]
- [أدخل هنا القرارات التي تم اتخاذها حول هذا البند]
البند 2: [أدخل هنا بند جدول الأعمال الثاني]
- [أدخل هنا ملخص المناقشات التي جرت حول هذا البند]
- [أدخل هنا القرارات التي تم اتخاذها حول هذا البند]
البند 3: [أدخل هنا بند جدول الأعمال الثالث]
- [أدخل هنا ملخص المناقشات التي جرت حول هذا البند]
- [أدخل هنا القرارات التي تم اتخاذها حول هذا البند]
البند 4: [أدخل هنا باقي بنود جدول الأعمال]
- [أدخل هنا ملخص المناقشات التي جرت حول كل بند]
- [أدخل هنا القرارات التي تم اتخاذها حول كل بند]
ملاحظات:
- [أدخل هنا أي ملاحظات إضافية حول الاجتماع]
التوقيع:
[أدخل هنا اسم كاتب المحضر]
ملاحظات:
- يمكنك تعديل هذا المحضر ليتناسب مع احتياجات مدرستك.
- تأكد من كتابة ملخص دقيق للمناقشات والقرارات.
- يمكنك إضافة أي ملاحظات إضافية تهم أعضاء مجلس المدرسة.
- تأكد من الاحتفاظ بنسخة من المحضر في سجلات المدرسة.
نصائح لكتابة محضر اجتماع:
- ابدأ بكتابة مقدمة تتضمن تاريخ الاجتماع ووقته ومكانه والحضور والغياب.
- قسّم محضر الاجتماع إلى أقسام تتوافق مع بنود جدول الأعمال.
- اكتب ملخصًا دقيقًا للمناقشات التي جرت حول كل بند.
- سجل القرارات التي تم اتخاذها حول كل بند.
- اكتب أي ملاحظات إضافية تهم أعضاء مجلس المدرسة.
- تأكد من كتابة محضر الاجتماع بلغة واضحة وموجزة.
نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز
يريد الكثير من الموظفين معرفة خطوات كتابة نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز.
وذلك من أجل أن يتمكنوا من تحديد كافة الموضوعات التي سوف تتم إجراء مناقشة حولها في الاجتماع، وتوضيح جميع المهام المطلوبة.
ولأجل ذلك سوف نعرض لكم نموذجًا عمليًا على كيفية كتابة نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز:
النموذج التطبيقي
بسم الله الرحمن الرحيم
إنه في يوم …..، بتاريخ …. الموافق ….، الساعة …..
عقدت إدارة مدرسة ….. اجتماعًا، برعاية مدير المدرسة الأستاذ ….، وبحضور العديد من الأساتذة في المدرسة وهم:
في بداية الاجتماع قدم الأخ مدير المدرسة كلمة ترحيبية، رحب فيها بالحضور، شاكرًا لهم جهودهم الكبيرة في الرقي بمستوى العملية التعليمية في المدرسة.
وبعد ذلك تم مناقشة قضايا عديدة تتمحور حول بعض الاستعدادات اللازمة للامتحانات النهائية، ومن أهم تلك الموضوعات التي تم طرحها ومناقشتها في الاجتماع ما يأتي:
وفي نهاية الاجتماع اتفق المشاركون على بعض القرارات التي سوف يتم تنفيذها وتطبيقها ابتداء من الأسبوع القادم، بخصوص الامتحانات النهائية.
كما تم الاتفاق على تحديد موعد اجتماع بعد أسبوعين، من أجل التأكد من تحقيق كل القرارات التي تم إقرارها من قبل الحاضرين.
السكرتير/
التوقيع/
مدير المدرسة/
التوقيع/
محضر اجتماع قصير وسهل
يُعدُّ محضر الاجتماع وثيقة رسمية تُلخص ما جرى في اجتماع ما، وتُسجل القرارات التي تم اتخاذها، وتُحدد الخطوات التالية.
كتابة محضر اجتماع قصير وسهل أمر ضروري لضمان سير الاجتماع بسلاسة وفعالية.
لذا سوف نساعدكم في تحضير وكتابة محضر اجتماع قصير وسهل في السطور التالية.
خطوات كتابة محضر اجتماع قصير وسهل:
1. التحضير:
- حدد الغرض من الاجتماع ونتائجه المرجوة.
- جهز جدول أعمال واضحًا يتضمن جميع البنود التي سيتم نقاشها.
- حدد من سيقوم بتدوين محضر الاجتماع.
2. كتابة المقدمة:
- اكتب تاريخ الاجتماع ووقته ومكانه.
- سجل أسماء الحاضرين والغياب.
- اذكر اسم من سيقود الاجتماع.
3. تلخيص المناقشات والقرارات:
- اكتب ملخصًا دقيقًا للمناقشات التي جرت حول كل بند من بنود جدول الأعمال.
- سجل القرارات التي تم اتخاذها حول كل بند.
- اذكر من هو المسؤول عن تنفيذ كل قرار.
4. كتابة الخاتمة:
- اذكر تاريخ الاجتماع القادم إن وجد.
- اشكر الحاضرين على مشاركتهم.
وفي الختام فقد عرضنا لكم نموذجين تطبيقيين لكيفية كتابة محاضر الاجتماعات، بطريقة صحيحة وأسلوب متسلسل ومترابط بشكل نموذجي.
وللحصول على خدمة كتابة نماذج محضر اجتماع، وللحصول على خدماتنا في كتابة الطلبات والخطابات والمعاريض، يُرجى التواصل معنا عبر رقم الواتساب التالي: 0556663321.
