يعتبر خطاب عرض سعر ذا أهمية بالغة، ولا سيما فيما يتعلق بعملية جذب العملاء، وتحقيق نسبة عالية من بيع المبيعات وكسب الكثير من الأرباح العائدة.
وذلك إذا تم إعداده بشكل احترافي، فكلما تم إعداد خطاب عرض سعر بشكل احترافي، كان نجاحه أفضل.
للحصول على خدمات كتابة المعاريض الرسمية والشكاوى والبلاغات والبرقيات المختلفة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم:(0556663321)
جدول المحتويات
خطاب عرض سعر
إن خطاب عرض سعر، هو عبارة عن مستند يقدمه (الطرف الأول) البائع إلى (الطرف الثاني) وهو المشتري بموجب طلب المشتري للحصول على خدمة أو منتج من البائع.
والتي تشمل تفاصيل المنتج أو الخدمة المطلوبة وتكلفتها وكل ما يتعلق بها، مع إمكانية تقديم بيانات توضيحية أخرى.
يعمل خطاب عرض سعر على إعلام المشتري المحتمل بتكلفة المنتج أو الخدمة التي سيحصل عليها من البائع قبل الالتزام بالشراء.
بمجرد قبول العميل للعرض، يمكنك تحويله إلى فاتورة بنقرة واحدة، واتباع خطوات إرسال الفاتورة، وتتبع مدفوعات العميل.
أهمية خطاب عرض السعر
من المهم مراجعة العرض المتاح باستمرار لتلبية احتياجات الشركة والعميل، من خلال المراقبة المستمرة لأسعار المنافسين.
الأمر الذي يتطلب كفاءة واحترافية عالية، مع إتقان مهارات خدمة العملاء، وهي كالتالي:
- محاولة إبلاغ العميل بالسعر الصافي للخدمات لاتخاذ موقف بشأن المشتريات التي يجب أن يقوم بها.
- تقديم قائمة بالسلع والخدمات المتاحة وأسعارها والمشكلات التي قد تحتاج إلى العمل عليها.
- القيام بإبلاغ العملاء بمزيد من التفاصيل حول الشركات العاملة في مختلف المجالات وشروط تقديم الخدمة وأماكن التغطية.
تقديم عرض سعر
لإنشاء استشهاد جديد باللغة العربية يتضمن خطاب عرض سعر احترافي ومقنع للعملاء، اتبع الخطوات التالية:
- الانتقال إلى قائمة عروض الأسعار في صفحة المبيعات ومن ثم الضغط على علامة (+).
- الحرص على تحديد العميل الذي تريد إرسال خطاب عرض سعر إليه وأدخل تاريخ الإصدار وتاريخ انتهاء الصلاحية.
- اختر خدمة أو منتجًا ما مع تحديد كافة أسعارك التنافسية
- القيام بإضافة شروط وأحكام إلى العرض وأي ملاحظات تريد ظهورها عند إضافة عرض جديد.
- كما يمكنك- أيضًا- توحيد الشروط والأحكام الخاصة بالأسعار التنافسية، من خلال إعدادات المزاد في الإعدادات العامة، والشروط والأحكام، والملاحظات.
- كما يمكنك- أيضًا- إضافة أي مرفقات تريدها.
- وضع خانة للمعلومات الإضافية: كما يمكنك- بعد ذلك- تحديد المشروع الذي ينتمي إليه خطاب عرض سعر، أو تحديد الحقول الإضافية المتعلقة بخدمة الفاتورة وعرض الأسعار، وشرح الحقول الإضافية.
- النقر المباشر على “حفظ وقبول”، حينها سيتم إنشاء خطاب عرض سعر.
بعد القيام بعملية الحفظ، ستظهر لك صفحة عروض الأسعار، والتي تتكون من ثلاثة أجزاء:
- الجزء الأول: يصنف الجدول عروض الأسعار حسب الحالة (تم التقديم، مفوتر، موافق عليه، مسودة).
- الجزء الثاني: يحتوي على مربعات البحث في أسفل الرسم البياني، بحيث يمكنك استخدامها للبحث عن أرقام المعاملات وتصنيف المعاملات بناءً على المعايير المعروضة.
- الجزء الثالث: وهو عبارة عن جدول أسفل حقول البحث، والذي يتضمن قائمة الاستشهادات.
يجب أن يحتوي خطاب عرض سعر على مجموعة من العناصر الأساسية التي تحقق الغرض منه وذلك لتجنب أي غموض، وهذه العناصر هي كما يلي:
- القيام بتحديد تاريخ إيداع العروض، لأنه يجب تحديد تاريخ ويوم إيداع النموذج التقديري.
- القيام بتحديد تاريخ انتهاء صلاحية العرض، لأن تحديث الأسعار يمثل إشكالية، لأنه يجب تعديل تاريخ انتهاء عرض الأسعار لتتوافق مع الأسعار الجديدة.
- القيام بتسجيل كافة معلومات البائع (العارض) والمشتري (المستلم).
الحرص على كتابة مسمى الشركة أو المؤسسة. - الحرص على كتابة العنوان
- الحرص كل الحرص على كتابة البريد الإلكتروني
- لا تنس عدم كتابة رقم التعريف الجبائي
- إضافة وصف المنتج/ الخدمة بكل دقة ووضوح.
- كما يفضل أن تذكر كافة أوصاف المنتجات أو الخدمات المقدمة لإزالة أي غموض أو لبس حول طبيعة المنتج أو الخدمة من أجل تجنب حدوث أي نزاع بين البائع والمشتري.
- الحرص على تضمين كافة الكمية المتفق عليها للمنتج/ الخدمة.
- الحرص على التأكد من تحديد سعر الوحدة للمنتج أو الخدمة.
- الحرص- أيضًا- على تحديد الضريبة المحتملة، لأنه في حالة فرض ضريبة على المنتج أو الخدمة، تتم الإشارة إليها في هذا السطر في خطاب عرض سعر.
- العمل على تحديد التكلفة الإجمالية، حيث يتم عرض التكلفة الإجمالية النهائية بعد حساب سعر الوحدة والكمية والضريبة.
ملاحظات إضافية، إذا كانت هناك أي ملاحظات إضافية تتعلق بعملية تقديم الخدمة/ المنتج للعميل، مثل الشحن والتخزين، فسيتم تضمينها في هذا العنصر.
نموذج صياغة عرض سعر
وذلك في حالة موافقة العميل على الحركة وأغلقت الحركة، يمكنك تحويل هذا السعر إلى إيصال مبيعات.
لبدء إنشاء خطاب عرض سعر جديد، اتبع التعليمات التالية:
- اذهب إلى قائمة “المبيعات” واختر “عروض الأسعار”.
- النقر والضغط مباشرة على زر “عرض أسعار جديد”.
عرض السعر للشركات
- اختر طريقة الدفع والعملة والعميل وطريقة الدفع.
- اختر “بريد” إذا كنت تريد أن يعرض العميل عرض الأسعار إِلِكْتِرُونِيًّا، أو “طباعة” إذا لم يكن للعميل حضور عبر الإنترنت.
- بجانب ذلك، حدد العملة بالنقر فوق علامة العملة لتغيير عملة التسعير.
- الحرص على تحديد العميل، ويتم ذلك عن طريق الاختيار من القائمة المنسدلة أو عن طريق إنشاء عميل جديد.
- الحرص على القيام بتحرير رقم المزاد وتاريخه.
- ثم قم بعملية إدخال معلومات المنتج أو الخدمة
- الحرص على كتابة اسم المنتجات أو الخدمات التي تقدمها.
- الحرص على كتابة كافة تفاصيل المنتج، وإذا كنت تريد استخدام حقل لوصف المنتج (العنصر فقط)، فاترك هذا الحقل فارغًا ولن يظهر في عرض الأسعار.
- الحرص على تحديد سعر الوحدة بإدخال سعر المنتج.
- الحرص الكبير على القيام بعملية تحديد كمية المنتجات المباعة
- الحرص على إضافة وصف جديد لإضافة المزيد من المنتجات.
- بفضل زر “خيارات أخرى”، كما يمكنك إضافة خيارات إضافية أخرى.
- القيام بإضافة كبار المنافسين في المنتج
- الحرص على وضع بيانات الشحن.
- القيام بإنشاء حقل فارغ لتدوين الملاحظات، حيث يمكنك إضافة المزيد من المعلومات مثل تفاصيل الشحن والتسليم أو طريقة الدفع أو أي تفاصيل تتعلق بالمنتجات أو عملك.
بعد الانتهاء- عزيزي العميل- من إعداد خطاب عرض سعر، إذا اخترت خيار “البريد” في مربع “الطريقة”، فستتمكن من إرسال عرض الأسعار إلى عميلك بالنقر فوق “حفظ وإرسال”.
لحفظ عرض الأسعار دون إرساله إلى العميل، يجب النقر فوق “حفظ كمسودة” أو “حفظ دون إرسال”
وإذا كنت ترغب في إرسال عرض الأسعار إلى العميل برسالة بريد إلكتروني معدلة، فانقر على “إرسال مع تحرير البريد الإلكتروني” .
وإذا قمت بعملية اختيار “طباعة” في مربع “الطريقة”، يمكنك حفظ أو طباعة عرض الأسعار لإرساله إلى عميلك.
مقدمة عرض سعر
يستوجب على مقدم الخدمة (البائع) تسعير خدماته بالسعر النهائي، لذا فإن تحديد السعر النهائي يعتمد على التفاصيل التي يأخذها من العميل حول الخدمة المطلوبة.
يقوم بعد ذلك بإعداد نموذج عرض أسعار مفصل بناءً على عدد فرق المشروع التي سيعمل عليها، ومتوسط سعر الساعة للبائع، والعديد من العوامل الأخرى التي تؤثر على اعتماد السعر النهائي.
نموذج خطاب عرض سعر مقاولات
أما بالنسبة للدعوة إلى تقديم العطاءات والمناقصات في المقاولات، فهي مفهوم أوسع بشكل متزايد من مجرد عرض بسيط؛ على العكس من ذلك، فهو يحتوي على عدة عناصر مهمة للقرار النهائي للعميل، مثل خطة تنفيذ المشروع ووقت تنفيذ المشروع والوقت اللازم لإكمال كل مهمة.
مع مراعاة خبرات ومؤهلات فريق المشروع، بالإضافة إلى شروط وأحكام اتفاقية مستوى الخدمة المقدمة.
كما يوجد فرق بين العرض والسعر، لأن الاختلاف الأساسي بين المصطلحين هو أن السعر يقدمه البائع للعميل عندما يعرف العميل الإطار المناسب، بالإضافة إلى معرفة الوقت اللازم لتنفيذ المشروع وكل التفاصيل الأخرى.
ولكن يتم تقديم العرض عندما يأتي العميل لرؤية البائع ويطلب منه اقتراح إطار عمل وسعر يتناسب مع الجهد المبذول ووقت التسليم المقترح وأي تفاصيل فنية أخرى.
على الرغم من أن تفاصيل العروض تختلف باختلاف نوع المشروع وتطور متطلباته، إلا أن محتوى العرض ثابت نوعًا ما، وتختلف عناصره الرئيسية من شركة إلى أخرى، ولكن بشكل عام ينقسم العرض إلى قسمين رئيسيين وهما:
- العرض الفني
- العرض المالي
بالإضافة إلى ذلك، يحتوي كل قسم على عدة عناصر سنناقشها بالتفصيل:
القسم الأول: العرض الفني، وهو الجانب الذي يتضمن عناصر فنية في عرض السعر، مثل:
- أن تقوم الشركة بعرض (القيم- الأهداف- المكافآت والخبرات) ومؤهلات وخبرات الفريق.
- الحرص على عرض آلية العمل أو خطة التنفيذ:
- الحرص على تحري مساحة العمل.
- أن تكون لدى الشركة قائمة العملاء.
- بجانب الكثير من المبررات التي تترك انطباعًا إيجابيًّا لدى العميل وتجذبه وتجعله يقع في حب الشركة أحيانًا (حسب نوع المشروع)، الفكرة الفنية المقترحة للعميل وتفاصيل تنفيذها.
- التواصل والمتابعة، إن الحرص على تفعيل دور الاتصال والمتابعة من أهم الأمور على الإطلاق؛ لأنه من الأفضل ذكر وسائل الاتصال وطريقة المتابعة بين البائع والعميل، سواء تم الاتصال من خلال تطبيق إدارة المشروع أم لا، فإن أهمية هذا العنصر تعتمد على نوع المشروع مع الشركة، وأهمية التزام الاتصال وإتقان المشروع.
القسم الثاني: العرض المالي، ونقصد بالعرض المالي الجزء الذي يهدف إلى تحديد التكاليف الجزئية والإجمالية للتكاليف الإضافية، سواء كانت تكاليف ضريبية أو تكاليف خدمة إضافية، أو التكاليف وأتعاب الطرف الثالث، حتى إذا كان هناك تخفيض يجب ذكر السعر في العرض المالي والتكلفة النهائية بعد الخصم، وتكمن تفاصيل العرض المالي في العناصر التالية:
- التكاليف، عنصر التكلفة هو أهم عنصر في المزاد ككل، لأن هذا الجدول هو ما سيراه العميل- أولًا- ويقارنه مع باقي العروض التي يحصل عليها.
- الملاحق، اذكر تفاصيل التكلفة النهائية وطريقة احتسابها والعوامل المؤثرة على السعر، من المهم أيضًا تحديد ما إذا كانت شاملة للضريبة أم لا، وذكر أي تكاليف يمكن إضافتها. على التكلفة الأصلية.
- شروط وأحكام: أخيرًا، ينتهي نموذج عرض الأسعار بصفحة من الشروط العامة التي يجب على البائع ذكرها والتي تحافظ على حقوقه وحقوق العميل.
اقرأ أيضًا: أهم أنواع نموذج عرض سعر وخطوات كتابته
أعزائي المتابعين الكرام، لقد قدمنا لكم مقالتنا: خطاب عرض سعر، حيث إنه أحد الخطابات المهمة، حيث قمنا بشرح جميع المعلومات المتعلقة بنجاح إعداد نموذج عرض أسعار ناجح.
للحصول على خدمات كتابة المعاريض والشكاوى والتقارير الرسمية والبرقيات المختلفة، يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: (0556663321)
