كل مؤسسة من المؤسسات أو شركة من الشركات سواء كانت حكومية أو أهلية، فإنها بحاجة إلى من يديرها ويحل مشاكلها، ويعمل على تطويرها من خلال إصدار القرارات المناسبة.
ومن المعلوم أن تلك الإدارة بحاجة إلى أن تستمع الموظفين أو الإداريين والفنيين كي تعمل على تنفيذ اقتراحاتهم، ومعرفة العقبات تواجه عملهم كي تعمل على مساعدتهم في تجاوزها.
ولأجل ذلك فإن يجب أن تعقد اجتماعات دورية سواء كان ذلك بشكل شهري أو أسبوعي، للاطلاع على ذلك، ومناقشة القضايا المتعلقة بتلك الشركة.
وعند اجتماع مجلس الإدارة بمفردهم أو مع الموظفين فإنه من اللازم تدوين جميع الاقتراحات والقرارات التي يتم اتخاذها في نموذج محضر اجتماع.
حيث إن جميع ما يتم تناوله في الاجتماعات يعتبر الأساس الذي يبني عليه العملية التطويرية للمؤسسات والشركات، وذلك من خلال تنفيذ المقترحات والتوصيات التي يتم إقرارها من قبل الجهات المختصة.
وللحصول على خدمة كتابة نماذج محضر اجتماع يمكنكم التواصل المباشر معنا على الرقم: 0556663321.
محتويات
نموذج محضر اجتماع
بعض الناس يرى أن كتابة نموذج محضر اجتماع ليس من الأمور المهمة، بل قد يرى أن تلك الاجتماعات ضياع للوقت والجهد، ولا يلزم تدوين ما يتم مناقشته فيها.
والحقيقة أن أي إهمال لكتابة نموذج محضر اجتماع يعتبر من الأخطاء الفادحة التي تكلف المؤسسة كثيرًا، حيث يترتب على ذلك عدم مواكبة التطورات المتسارعة وينتج عنه ضياع للوقت والمال.
فإن كان لدى الإدارة سبب وجيه لعقد الاجتماع، فإن نموذج محضر الاجتماع هو الأداة الفعالة لضبط الاجتماع، من أجل إبقاء كل الأعضاء على موضوعات جدول الأعمال بدون تشتيت للوقت في غير تلك الموضوعات.
المقصود بنموذج محضر اجتماع
نموذج محضر الاجتماع هو تقرير تفصيلي يتضمن كل الأعمال التي تم مناقشتها في جدول أعمال الاجتماع، واقتراح المعالجات للمشاكل والصعوبات التي تواجه الموظفين في العمل، واتخاذ القرارات المناسبة.
مهام استخدام نموذج محضر الاجتماع
يقوم نموذج محضر الاجتماع بتدوين أهم النقاط والموضوعات التي تم مناقشتها خلال الاجتماع الدوري.
وتتضمن استخدامات نموذج محضر الاجتماع وفوائده في التالي:
- إبلاغ أعضاء المجلس الذين تغيبوا عن الاجتماع بالقرارات والتوصيات التي تم إقرارها خلال جلسة الاجتماع تلك.
- محضر الاجتماع يعتبر بمثابة السجل الذي يتم الرجوع إليه مستقبلًا من أجل مناقشة مختلف القضايا المتعلقة بالمؤسسة أو الشركة.
- يوفر نموذج محضر الاجتماع المادة الخام للاجتماعات القادمة، التي تعتمد على المعلومات والقرارات المصادرة عن الاجتماعات السابقة.
- توثيق قرارات الاجتماعات يعتبر تذكيرًا بخطوات العمل الماضية، والبناء عليها في القرارات القادمة.
- يتم تدوين الملاحظات والمقترحات في نموذج محضر الاجتماع، وذلك من أجل ضمان عدم ضياع الأفكار المدرجة على جدول الأعمال، أو أي أمر تم مناقشته في تلك الاجتماعات.
نموذج محضر اجتماع جاهز
في بعض الأوقات يكون تدوين وصياغة نموذج محضر الاجتماع من الأمور المطلوبة وفقًا للنظام والقانون، ومن ذلك الاجتماعات التأديبية للموظفين، أو عند النزاعات والخلافات التي تكتسب صفة قانونية.
وتتمثل أهمية نموذج نموذج محضر اجتماع فيما يأتي:
نموذج محضر الاجتماع يوفر سجلاً مكتوبًا بالأمور المتفق عليها خلال الاجتماع من أجل تأسيس فهم مشترك للنتائج والمقترحات الناتجة عن الاجتماع.
فهو من المصادر المهمة للمعلومات التي يسمح من خلالها للمشاركين معرفة ما حصل في الاجتماعات، ويعتبر نموذج محضر الاجتماع الجاهز من أفضل الطرق التي من خلالها يتم تجنب سوء التفاهم الذي ينتج عن الأشخاص الذين لديهم خلفيات متناقضة عن الاجتماع.
إبلاغ جميع الموظفين بالأعمال الموكلة إليهم، ووضع جدول زمني محددة لتنفيذ تلك المهام، كي يبقى الجميع على المسار المرسوم لهم.
توضيح الأعمال القادمة التي يجب عليهم إنجازها، وتحديد الفرد المسؤول عن القيام بتلك الخطوات من دون إخلال بأي منها.
يسهم نموذج محضر اجتماع في مساعدة أصحاب العمل على البقاء على اطلاع مستمر لما يحصل، ومتابعة تنفيذ الأعمال والمهام.
من خلال نموذج محضر اجتماع يستطيع الأعضاء المشاركون العودة إلى القضايا المقيدة فيه، من أجل مراجعة الأفكار التي تم مناقشتها وبناء عليها تم اتخاذ تلك القرارات.
قد يؤدي عدم كتابة نموذج محضر اجتماع إلى نسيان جميع القرارات التي صدرت عن الاجتماع، وبالتالي قد يترتب على تكرار انعقاد الاجتماع من أجل أن تتم مناقشة قضايا قد نوقشت سابقا.
كتابة محضر نموذج محضر اجتماع
عند حاجة الفرد المسؤول إلى كتابة نموذج محضر اجتماع، فإن هناك بعض البنود التي يجب إيرادها في ذلك النموذج.
غير أن الكثير من المؤسسات تستخدم نموذجًا معينا لقياس نموذج محضر الاجتماع، ويكون لها تنسيق محدد، تختلف ترتيب تلك العناصر التي يتكون منها المحضر، وهي غالبا، تحتوي على التالي:
- أولًا: عنوان نموذج محضر الاجتماع: حيث يتم تدوين اسم لجنة الاجتماع، والتاريخ الذي تم فيه الاجتماع ومكانه ووقته.
- ثانيًا: أسماء الحاضرين في الاجتماع: حيث يتم كتابة أسماء جميع الحاضرين والمشاركين في ذلك الاجتماع، إضافة إلى كتابة مسمياتهم الوظيفية، و كذلك يتم كتابة أسماء الذين اعتذروا عن الحضور والمشاركة، إضافة إلى الأفراد الذين يطلبون نسخة من نموذج محضر الاجتماع.
- ثالثًا: اعتماد نموذج محضر الاجتماع السابق: هذا العنوان يكون أسفل أسماء الحاضرين في الاجتماع وأسماء الغائبين عنه بعذر أو بغير عذر، وهذا البند يوضح فيه بالتفصيل القرارات التي تم الموافقة عليها في محضر الاجتماع السابق، وكذلك القرارات التي هي حاجة إلى تعديلات فيها؛ فأي فرد من أعضاء الاجتماع لا يستطيع الحضور إلى ذلك الاجتماع ولديه إجراءات يريد أن تتم معالجتها في المحضر السابق، فإن عليه أن يقوم بإعطاء رئيس لجنة الاجتماع تحديثًا عن الإجراء الذي تم اتخاذه من قبله، حيث إن هذا سوف يضمن سير أعمال الاجتماع بكل سهولة بدون معوقات.
- رابعًا: خطوات العمل في الاجتماع: وفي هذه الخطوة يتم اتخاذ الإجراءات المناسبة مع الموضوعات غير المكتملة في الاجتماع السابق، إضافة إلى جميع الأعمال الحالية المدرجة في جدول أعمال المجلس، التي تتطلب مناقشتها في الاجتماع الحالي، وأعضاء اللجنة الذين ليست لديهم القدرة على حضور ذلك الاجتماع، يلزمهم إبلاغ رئيس اللجنة أو محضر الاجتماع بالتقدم المحرز في أعمالهم.
- خامسًا: الإعلانات: وفي هذا السياق من نموذج محضر اجتماع يتم تقديم كافة التقارير عن الإعلانات التي قام بها الأعضاء المشاركون في ذلك الاجتماع، أو أولئك الذين أرسلوا اعتذارا عن عدم الحضور إلى الاجتماع، وهذا يشمل جدول الأعمال المقترح للاجتماع المقبل.
- سادسًا: تحديد عقد الاجتماع القادم: في هذا السياق يتم تحديد المكان الذي سيتم فيه عقد الاجتماع المقبل، وكذلك وقت ذلك الاجتماع.
- سابعًا: توقيع مُحضر المجلس: حيث يتم تدوين اسم من كتب المحضر، وتاريخ كتابة ذلك المحضر وتاريخ الموافقة عليه. وبعض محاضر الاجتماعات تتطلب أكثر من توقيع عليها.
من الأمور المهمة التي يلزم أن ينبه عليها المسؤول عن صياغة نموذج محضر اجتماع، كتابة جميع الملاحظات بشكل مختصر، ويكون المحضر غنيا بالمعلومات، بحيث يتم تلخيص كل الأمور التي طرحت في الاجتماع والنتائج التي تم الاتفاق عليها.
كيفية تعبئة محضر الاجتماع الجاهز
قبل أن تبدأ في عملية تعبئة نموذج محضر الاجتماع الجاهز، يجب أن تعرف أن كل مؤسسة أو شركة تكتب محاضر اجتماعاتها بشكل قد يختلف قليلا عن المؤسسة أو الشركة الأخرى.
ولأجل ذلك يمكن أن تقوم بإجراء مناقشة مع رئيس مجلس الإدارة أو المدير العام، أو غيرهما من المسؤولين في الشركة حول التنسيقات التي تريد أن تقوم باستخدامها.
يمكنك الاطلاع على نموذج محضر الاجتماع السابق من أجل تصيغ على طريقته.
اطلب من رئيس مجلس الإدارة نسخة ورقية أو إلكترونية من جدول أعمال الاجتماع، وتكون أسماء الأعضاء الحاضرين، وكذلك الضيوف أو المتحدثين الذين حضروا ذلك الاجتماع موجودة في تلك النسخة.
في حال تم الطلب منك من قِبَلِ مدير المؤسسة تدوين ملاحظات أثناء الاجتماع، يمكنك كتابتها بخط اليد في الاجتماع ثم نقلها إلى نموذج محضر الاجتماع الجاهز.
إن استخدام نموذج محضر اجتماع جاهز سوف يعينك على الحفاظ على مزيد من البيانات الدقيقة وكذلك تنظيم ذلك المحضر بشكل جيد.
من اللازم عليك عند تدوين محضر اجتماع أن تكون على علم ومعرفة بكل المعلومات والبيانات التي ينبغي كتابتها وتضمينها في محضر الاجتماع.
نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز
يريد الكثير من الموظفين معرفة خطوات كتابة نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز، من أجل أن يتمكنوا من تحديد كافة الموضوعات التي سوف تتم إجراء مناقشة حولها في الاجتماع، وتوضيح جميع المهام المطلوبة، ولأجل ذلك سوف نعرض لكم نموذجًا عمليًا على كيفية كتابة نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز:
بسم الله الرحمن الرحيم
إنه في يوم …..، بتاريخ …. الموافق ….، الساعة …..
عقدت إدارة مدرسة ….. اجتماعًا، برعاية مدير المدرسة الأستاذ ….، وبحضور العديد من الأساتذة في المدرسة وهم:
في بداية الاجتماع قدم الأخ مدير المدرسة كلمة ترحيبية، رحب فيها بالحضور، شاكرًا لهم جهودهم الكبيرة في الرقي بمستوى العملية التعليمية في المدرسة.
وبعد ذلك تم مناقشة قضايا عديدة تتمحور حول بعض الاستعدادات اللازمة للامتحانات النهائية، ومن أهم تلك الموضوعات التي تم طرحها ومناقشتها في الاجتماع ما يأتي:
وفي نهاية الاجتماع اتفق المشاركون على بعض القرارات التي سوف يتم تنفيذها وتطبيقها ابتداء من الأسبوع القادم، بخصوص الامتحانات النهائية.
كما تم الاتفاق على تحديد موعد اجتماع بعد أسبوعين، من أجل التأكد من تحقيق كل القرارات التي تم إقرارها من قبل الحاضرين.
السكرتير/
التوقيع/
مدير المدرسة/
التوقيع/
نموذج محضر اجتماع مجلس إدارة
بسم الله الرحمن الرحيم
في تمام الساعة …. من يوم السبت الموافق ……
قام رئيس مجلس إدارة الشركة بعمل اجتماع استثنائي بحضور سعادة المدير العام للشركة، وبحضور الإخوة التالية أسماؤهم:
وقد تغيب بعذر عن الاجتماع الإخوة:
وبعد مناقشة بعض القضايا والأمور المهمة، تمت الموافقة على عقد شراكة تجارية بين الشركة، وبين شركة ….
وقد تم الاتفاق على كيفية سير العمل الإنتاجي خلال الفترة القادمة، والعمل على زيادة الكفاءة الإنتاجية كمًّا ونوعًا، من أجل تحقيق أرباح فصلية بنسبة تصل إلى … خلال الفترة المقبلة.
هذا وقد انتهى الاجتماع في يومه وتاريخه في الساعة الثانية عشرة ظهرا.
رئيس مجلس الإدارة …
التوقيع …..
اقرأ أيضًا: رسالة طلب تدريب تعاوني
في المقال نموذج محضر اجتماع تطرقنا إلى ماهية نموذج محضر اجتماع، وكذلك أهم استخدامات ذلك المحضر، وأهم الخطوات النظرية التي يجب الاهتمام بها عند تدوين نموذج محضر الاجتماع، ثم شرحنا لكم كيفية ملء نموذج محضر اجتماع.
وفي نهاية المقال عرضنا لكم نموذجين تطبيقيين لكيفية كتابة محاضر الاجتماعات، بطريقة صحيحة وأسلوب متسلسل ومترابط بشكل نموذجي.
تستطيعون الحصول على خدمة كتابة نموذج محضر الاجتماع من خلال التواصل المباشر معنا على الرقم: 0556663321.
