من الطبيعي أن يكون الموظف على اطلاع ودراية حول ما يختص بالأحكام المتعلقة بالوظيفة التي يشغلها وفق أنظمة ولوائح جهة العمل التي يعمل لديها مثل انذار غياب للموظف، وهذا ما سوف نتطرق إلى ذكره بأسلوب متمكن وفريد في هذه المقالة وسوف نعرض عليكم بعض المعلومات الهامة حول إنذارات الغياب، لمعرفة المزيد عن خدماتنا المعروضة، والتي نقدمها يمكنكم التواصل معنا على الواتساب
جدول المحتويات
انذار غياب
من المتعارف عليه لدى أي جهة من جهات العمل بمختلف أنواعها وضع أنظمة ولوائح محددة لضبط سير العمل فيها ولمنع حدوث أي اضطرابات ومشكلات متعلقة بالعمل، ويجب على أي موظف عامل اتباع تلك الأنظمة والقوانين وفي حال مخالفتها فإنه سوف يتعرض لتحمل المسؤولية.
إنذار غياب للموظف هو أهم أحد تلك القوانين الملزمة، ومن شأنه أن يضبط مستوى الأداء الوظيفي في أي جهة عمل؛ إذ أنه من المعلوم أن كثرة الغياب وعدم الالتزام بالحضور والدوام في الوقت المحدد يسبب الكثير من العراقيل الوظيفية؛ حيث يوجد هناك الكثير من الموظفين المتقاعسين والمهملين في تحمل أداء وظائفهم وفي هذه الحالة يحق لجهة العمل اتخاذ الإجراءات التي تراها مناسبة لردع هذا الإهمال والتقاعس.
إنذار غياب عبارة عن إشعار يتم من خلاله تنبيه الموظف الذي كَثُر غيابه بدون تقديم الأعذار، مما يسبب خللًا في بيئة العمل ويُشكل إرباكًا بين الموظفين، وهو الطريقة التي تستعملها الشركات والمؤسسات لضمان سير العمل وفق الأداء الوظيفي المطلوب، وإنذار غياب الموظف يمر بعدة مراحل تتضمن في الاشعار والتنبيه اللفظي ويتحول بعدها في حالة عدم الاستجابة إلى الإنذار الخطي مع الخصم وفي حال التمادي يؤدي عدم الاهتمام من ذلك الموظف إلى اتخاذ قرار الفصل من العمل وهو آخر ما يتم الوصول إليه في حين لم يتم الاستجابة من الموظف أو التبرير وتوضيح سبب الغياب.
أهمية نموذج إنذار موظف بسبب الغياب
انذار غياب الموظف يتم من خلال إرسال خطاب رسمي من الموظف المسؤول في جهة العمل إلى الموظف المعني لإشعاره بوجوب الالتزام بالعمل مع أهمية تبرير الغياب الذي حصل منه والذي سبب إرباكًا في العمل وغالبًا ما يحتوي خطاب إنذار الغياب على عناصر محددة تمثل ماهيته؛ حيث تعتبر تلك العناصر المكونات الأساسية لخطاب انذار غياب الموظفين وتتمثل هذه المكونات في:
- ما يميز الشركات ومؤسسات العمل هو الشعار الخاص بها، وهي ما تسمى العلامة التجارية، ويجب أن تتواجد في أعلى خطاب إنذار غياب الموظف.
- لا بد من صياغة خطاب الإنذار باللغة الرسمية التي تتعامل بها الشركة كاللغة العربية الفصحى أو اللغة الإنجليزية في بعض جهات الأعمال التي لديها عمالة أجنبية.
- لا بد من تحديد نوع الإشعار الموجه إلى الموظفين؛ حيث إن هناك الكثير من الإشعارات والتنبيهات في بيئة العمل بحسب المضمون، ويتم تحت إشعار تنبيه إنذار غياب بكتابته في منتصف الخطاب بعد شعار الشركة.
- لا بد من كتابة بيانات كل من الموظف المسؤول الذي أصدر إنذار غياب الموظف، وبيانات الموظف المعني بالإنذار وتتمثل هذه البيانات في الاسم الرباعي للموظف المسؤول، ومن ثم الاسم الرباعي للموظف المعني ورقم الوظيفي الخاص به والقسم أو الإدارة التي يعمل لديها.
- بعد اطلاع الموظف المعني بإنذار الغياب يتوجب عليه أن يوقع في المكان المخصص لتوقيعه والذي دائمًا ما يكون في نهاية خطاب إنذار غياب الموظفين، بالإضافة إلى توقيع الموظف المسؤول.
ماهي شروط كتابة نموذج انذار موظف بسبب الغياب
لا تختلف صيغة وشروط كتابة نموذج انذار غياب للموظف عن غيره من الخطابات الرسمية التي تستعمل في أي جهة عمل وإن وجد اختلاف فسوف يكون متعلقًا بموضوع الخطاب، وفي المجمل فشروط كتابة نموذج انذار غياب للموظف هي:
- كتابة البسملة في منتصف الخطاب أسفل شعار جهة العمل.
- من المهم جداً تحديد تاريخ كتابة خطاب الإنذار ويتم كتابته بتحديد اليوم ومن بعده الشهر الهجري والسنة الهجرية وبعد ذلك يُكتب الموافق ويليه الشهر الميلادي والسنة الميلادية.
- لا بد من تحديد اسم الموظف المسؤول الذي يختص بإصدار إنذار غياب الموظفين، والذي بدوره يحدد الموظف المعني باسمه الرباعي ورقمه الوظيفي ومجال عمله؛ تجنبًا للوقوع في تشابه الأسماء، والذي من شأنه يحدث فوضى في بيئة العمل لذا يتطلب الدقة في تحديد الموظف الذي تم رفع تقرير عنه بسبب طول غيابه، ويطلب الموظف المسؤول من الموظف المعني بالأمر المثول إلى إدارة العمل وتقديم التبريرات وشرح سبب الغياب.
- لا يصح أن يحتوي إنذار غياب الموظف على إشعار لموضوع آخر بل يقتصر على الموضوع المحدد للإشعار مع الالتزام بالدقة وعدم الاستفزاز أو صياغة الخطاب بأسلوب متهجم يجرح مشاعر الموظف خاصة بأن أسباب الغياب ربما تكون اضطرارية وقهرية خارجة عن سيطرة الموظف.
- يتعين على الموظف المسؤول تحديد فترة زمنية للموظف المعني لتقديم أسباب غيابه وتقديم التبريرات مع مراعاة الانتباه إلى ألَّا يكون الموظف في أيام إجازات مفتوحة يمكنه أخذها والغياب من العمل.
- يتعين على الموظف المسؤول مناقشة الموظف المعني في أسباب غيابه والمساعدة في إيجاد الحلول وحل أي مشكلة قائمة، ومن ثم توقيع كل منهما على خطاب إنذار غياب الموظفين.
أنواع أخرى من الخطابات يمكنك التعرف عليها:
فيم يستخدم نموذج انذار موظف بسبب الغياب
العقد المبرم بين الموظف وجهة العمل دائمًا ما يحتوي على البنود والشروط، التي تحفظ حقوق كل من الطرفين بالإضافة إلى بعض البنود التي تحدد بعض الإجراءات المتخذة في حال حدوث إي خلل، أو عند الإخلال بالبنود والشروط المتفق عليها، ومن ضمن هذه الإجراءات تلك التي تعني بموضوع الغياب؛ حيث يتم توضيح ما الذي سوف يتم اتخاذه في حال تكرر غياب الموظف من غير عذر وفق الأنظمة واللوائح وبحسب ما تقتضيه مصلحة العمل.
إن من المؤكد أن إنذار غياب الموظف يتم استخدامه في عدة مراحل وذلك بعد التأكد من أن الموظف قد استوفى ماله من حق في الإجازات المستحقة له ويتدرج انذار غياب الموظف بداية بالإنذار اللفظي؛ حيث يتم استدعاء الموظف إلى الإدارة ليبرر سبب الغياب على أن يتم تنبيهه بأنه إن تكرر الغياب منه دون إعلام الموظف المسؤول فإنه سوف يتم اتخاذ إجراءات إنذار الغياب كالخصم من الراتب وفي أسوء الأحوال قد يؤدي إلى الفصل، فإن تكرر غياب الموظف بعد تنبيهه فإنه يقع على عاتق الموظف عدم الاعتراض على العقوبات التي يتم اتخاذها في حقه بسبب غيابه الغير مبرر.
وعمومًا يتم استخدام انذار غياب بعد أن تكون الجهة المسؤولة قد استنفذت كل الطرق لأجل ردع الموظف عن تقاعسه وإهماله مع مراعاة أنه ليس للموظف حق في الغياب وفق أنظمة ولوائح جهة العمل تطبيقًا لنظام العمل السعودي، كالإجازات السنوية أو الإجازات المسموحة بها في حال المرض أو السفر وما إلى ذلك.
اقرأ أيضًا: انذار موظف بسبب الغياب
خطاب انذار غياب طالب مقررات
تختلف طرق تقديم انذار غياب طالب من مؤسسة تعليمة لأخرى بحسب النظام المعمول به في تلك المؤسسة التعليمية وبحسب ما يقتضيه الوضع، ولكنهم جميعًا يتفقون على وجوب إعطاء إنذار غياب لأولئك الطلاب الذين تكرر غيابهم بشكل غير مبرر قبل اتخاذ أيّ إجراء بحقّهم، ومع وضع ولي أمر أولئك الطلاب بالواجهة، ولإدارة الجامعة حرية اختيار إرسال الإنذار للطالب من خلال الوسيلة المعتمدة لديها، فيمكن إرسال الإنذار من خلال البريد الإلكتروني إلى بريد الطالب المُعتمد عندها، أو يمكن إرسال الإنذار مع الموظف المسؤول عن إيصال الخطابات.
بما أن خطاب انذار غياب طالب هو خطاب رسمي من جهة رسمية، فيجب أن يتم كتابته وفق معايير محددة من المهنية ففي حال إرسال الخطاب ورقيًّا أو إلكترونيًّا عبر البريد الإلكتروني يجب مراعاة وجود شعار المؤسسة والترويسة في الخطاب مع الالتزام بتنسيق الكتابة من حيث الخط فعادة ما يتم استخدام حجم الخط بحجم ما بين 14 إلى 20 وتكون الكتابة باللون الأسود وبتنسيق (Times new roman) أو (Aria) دون استخدام أيقونة تدكين النص وفيما يلي نعرض عليكم نموذج خطاب انذار غياب طالب مقررات:
بسم الله الرحمن الرحيم
انذار غياب طالب مقررات خلال (………………..)
الأخ ولي أمر الطالب/ ………………………………………. المحترم.
تحية طيبة، وبعد:
نحيطكم علمًا أن ابنكم المقيد في المستوى/ …………………………
تغيّب عن حضور المحاضرات لمقرر/ ………………….. بنسبة تجاوزت (……….) % من ساعات المقرر من بداية الفصل الدراسي (………..) للعام الدراسي (……………)
وفي حال أنه لم ينتظم الطالب في الحضور في باقي المحاضرات حتى نهاية الفصل الدراسي فسوف يتم حرمانه من دخول الامتحانات لهذا المقرر وسوف يتم اعتبار الطالب راسبًا في هذا المقرر.
وهذا للعلم والإحاطة.
مع كل الاحترام والتقدير.
الإدارة/ …………………………
إنذار فصل بسبب الغياب
بسم الله الرحمن الرحيم
تاريخ الإصدار/ …./ …./ ………………
الموضوع / إنذار فصل.
الأخ الموظف/ ……………… بالرقم الوظيفي/ ……………………… في قسم/ ………………
تحية طيبة، وبعد:
لقد تكرر رفع تقرير بخصوصك من الموظف المسؤول باستمرارك في الغياب الذي تسبب بالخلل في إدارة العمل وإرباك للموظفين وتدني في الأداء الوظيفي العام في الشركة، وبرغم توجيه انذار غياب سابق إليكم إلا أنه لم يُرفع إلينا منكم أي أسباب صريحة وواضحة تشرح هذا الغياب، واتباعًا لأنظمة الشركة وقوانينها فقد توجب اتخاذ إجراءات انذار بالفصل بسبب الغياب مع وجوب المثول لدى إدارة العمل لمناقشة الوضع.
المدير العام للشركة/ ………………….
التوقيع/ ……………………
اسم الموظف/ ………………….
التوقيع/ …………………………
نموذج انذار موظف بسبب الغياب
بسم الله الرحمن الرحيم
الموضوع/ انذار غياب موظف.
إنه في تاريخ/ …./ .…/ ….……
نتوجه نحن إدارة شركة/ ………….….. إلى الموظف السيد/ …………… في المسمى الوظيفي/ ……………..
في قسم/ ………………….. برقم/ ……………….
بإرسال إشعار انذار غياب لشخصكم؛ حيث إنه قد تم رفع تقرير شكوى بسبب الغياب المستمر من مسؤول القسم مع عدم إبلاغه بالحاجة إلى الغياب لتلافي القصور، وبناءً على هذا ووفق أنظمة العمل توجب عليكم الحضور إلى إدارة العمل لمناقشة أسباب الغياب، ولاتخاذ الإجراءات اللازمة حول ذلك بحسب ما تقتضيه مصلحة العمل.
المدير العام في الشركة/ ………………………
التوقيع/ ……………………
خدمات أخرى نقدمها في قلمكم:
صيغة انذار موظف بسبب الغياب
غياب الموظفين عن وظائفهم بشكل متكرر دون إعلام الموظف المسؤول أو تقديم طلب إجازة إلى الجهات المسئولة عن الموارد البشرية يؤدي إلى تعطل مسار العمل، وبشكل عام ضعف الأداء الوظيفي لدى جهة العمل، مما يدفع الجهات المسؤولة إلى توجيه خطاب إنذار رسمي إلى الموظف المعني بعد أن تم اتخاذ إجراءات التحذير مسبقًا بشكل ودي، وفي حال لم يستجب الموظف المعني إلى هذا الإنذار قد يتم اتخاذ السبل التأديبية من قبل إدارة الشركة، والتي قد تصل إلى حد الخصم الراتب أو الفصل من العمل بحسب قوانين كل جهة عمل، وعادة ما يكون لدى جهة العمل نموذج لإنذار غياب الموظفين يتم استخدامه عند الحاجة له.
بهذه الفقرة نختم مقالة اليوم التي كانت حول انذار غياب وتطرقنا فيها إلى ذكر بعض المعلومات الهامة حول نموذج انذار موظف بسبب الغياب، وفيما يستخدم نموذج انذار موظف بسبب الغياب؟ وما هي شروطه؟
يمكنكم الحصول على نماذج حصرية وفريدة، التي تتميز بالاحترافية من خلال تواصلكم معنا على الواتساب
