من الخطابات التي يبحث عنها الكثير تلك الخطابات المتخصصة في المجال الوظيفي، والتي تدور حول انذار موظف، و انذار موظف بسبب الغياب، وخطاب فصل موظف وما شابهها، وحتى نريحكم من عناء البحث فإننا نوظف خدماتنا الكتابية بجميع المعلومات حول هذه المواضيع ونصوغها بأسلوب سلس ومبسط للحصول على الفائدة المرجوة، لمعرفة المزيد من إمكانياتنا وخدماتنا يمكنكم التواصل معنا على الرقم 0556663321.
جدول المحتويات
انذار موظف
يقول الله -عز وجل- في محكم آياته ضابطًا طبيعة العلاقات بين أي طرفين (يَا أَيُّهَا الَّذِينَ آَمَنُوا أوْفُوا بِالْعُقُودِ)، ومن المعلوم أن عقد العمل بين كلٍّ من الموظف وجهة العمل هو عقد شرعيٌ ملزم بما لكل من الطرفين من حقوق وما عليهم من واجبات تجاه الآخر، وأيضًا عقد قانوني إذ أنه يُعقد وفق أنظمة العمل السعودي، ولقد قامت الحكومة السعودية بوضع قانون ونظام العمل لضبط الشركات بمختلف أنواعها والمؤسسات بتعددها المهني والوظيفي؛ ليكفل نظام العمل السعودي بذلك حقوق كلٍّ من طرفي العمل.
من واجبات أي جهة عمل من مؤسسات وشركات باختلاف أنواعها أن تُهيئ بيئة العمل المناسبة؛ ليقوم موظفوها بأداء مهام وظيفتهم على أكمل وجه بالإضافة إلى الالتزام بما عليها اتجاه العاملين لديها من الإيفاء بحقوقهم وعدم هضمهم كالمستحقات المالية من راتب وبدلات وحوافز، وأيضًا حقوقهم في أخذ الإجازات الممنوحة بمختلف أنواعها إلى غير ذلك من الالتزامات، وعلى ضوء هذا يجب على الموظفين أن يتمثلوا بحسن أدائهم لوظائفهم على أكمل وجه وأن يكونوا على جاهزية تامة لأداء ما عليهم من مهام وفق نظام ولوائح جهة العمل.
في كثير من الأحيان يحصل أن يحدث خرق لقوانين وأنظمة جهة العمل من قِبل أحد الموظفين العاملين لديها مما يسبب قصورًا وإخلالًا في مستوى الأداء الوظيفي لجهة العمل تلك، حينها يضطر القائمون بالإدارة والمسؤولون في جهة العمل أن يرسلوا خطاب أو إشعار للموظف، الذي حدث من الخرق؛ لينبه إلى الخطأ الذي حدث منه؛ ليقم الموظف بإصلاح الخطأ أو تعديله وتطبيق ما يلزم، وهذا الإشعار أو الخطاب المرسل إلى الموظف يُسمى بإنذار موظف.
فما هو خطاب إنذار موظف وما أهميته لدى أي جهة العمل وكيف يتم كتابته هذا ما سوف نعرضه عليكم في الفقرات القادمة من هذه المقالة.
خطاب انذار موظف
خطاب انذار موظف هو عبارة عن إشعار يتم من خلاله انذار الموظف المتقاعس في عمله أو المهمل الذي كَثُر غيابه بدون عذر أو عدم انضباطه بمواعيد الحضور والانصراف لدى جهة العمل إلى غير ذلك من الأمور التي بسببها يضعُف مستوى الأداء الوظيفي لدى جهة العمل ويُشكل إرباكًا بين الموظفين.
لأجل ذلك يعتبر خطاب إنذار موظف أحد أكثر الطرق التي تستعملها الشركات والمؤسسات لضمان سير العمل وفق الشكل المطلوب، فتعمل الجهة المسؤولة بإشعار الموظف بمخالفته بداية في إنذار لفظي يوجه مباشرةً فإن تكرر قصور الموظف وتقاعسه فإن الإنذار حينئذٍ يتحول إلى إنذار خطي، فإن لم يُحدث ذلك أي استجابة فيتطور خطاب إنذار موظف إلى إنذار فصل.
انذار موظف بسبب الغياب
إن من أكثر ما يتم استخدام خطاب انذار موظف هو الإنذار بسبب غياب الموظف المتكرر بدون تبرير أو تقديم الأعذار وتوضيح أسباب الغياب بالإضافة إلى عدم الانضباط في مواعيد الحضور والانصراف في جهة العمل.
يتم استخدام إنذار موظف بسبب الغياب بعد أن يتم رفع التقرير إلى الجهة المسؤولة في العمل عن ضعف مستوى الأداء الوظيفي وتراكم المهام على الموظفين بسبب غياب أحد الموظفين، وتلجأ الجهة المسؤولة إلى استعمل خطاب إنذار الموظف؛ لردعه عن فعله إن كان تقاعسًا وإهمالًا منه؛ لينتبه الموظف بعد ذلك إلى تقصيره، ويُعاد الانضباط في عمله تجنبًا لفصله من العمل.
فيما يتعلق بغياب الموظف لا يحق لأي جهة عمل أن تنهي عقد العمل بينها وبين الموظف دون السماح للموظف بتقديم تبرير سبب غيابه، بالإضافة إلى أنه لا يُمكن لأي جهة عمل أن تنهي عقد التوظيف بينها وبين الموظف إلا بعد أن تسير وفق الإجراءات والأنظمة المتبعة في جهة العمل من حيث التسلسل في إجراءات إنهاء العمل؛ فمثلًا فيما يتعلق بغياب الموظف فإن على جهة العمل في بداية الأمر توجيه الإنذار اللفظي للموظف، ومن ثم في حالة عدم الاستجابة يتم توجيه خطاب خطي وفي بعض الأحيان يكون هذا الإنذار مع الخصم وفي حال استمر الموظف في الغياب دون عذر مقبول أو تبرير فإن لجهة العمل الحق بعد ذلك نتيجة لفعل الموظف اتخاذ إجراء الفصل النهائي من العمل وإنهاء عقد العمل.
اقرأ أيضًا: نموذج انذار موظف بسبب الغياب
طريقة كتابة نموذج انذار موظف
إن خطاب إنذار موظف هو أحد الخطابات الرسمية الوظيفية؛ لذا فمن المؤكد أن يحتوي الخطاب على الشعار الخاص بالشركة، بالإضافة إلى العناصر الأساسية التي يجب أن يحتويها أي خطاب رسمي، والتي تتمثل في كتابة البسملة وتحديد التاريخ وإيراد التحية والالتزام بالدقة والموضوعية والإيجاز المفصل، الإشارة إلى بيانات كل من الجهة المسؤولة عن إصدار خطاب إنذار موظف وبيانات الموظف.
ولتحصل على البيان المفصل في طريقة كتابة نموذج إنذار موظف إليك هذه الخطوات النظرية:
- أولًا: كتابة “بسم الله الرحمن الرحيم” أعلى وثيقة الخطاب بالأسفل من شعار الشركة أو المؤسسة.
- ثانيًا: تحديد تاريخ إصدار الخطاب وإما أن يتم كتابته في أعلى الخطاب أو في آخره في الجهة اليسرى من نموذج خطاب انذار موظف.
- ثالثًا: الإشارة إلى عنوان الخطاب بتحديد موضوع الخطاب فيكتب الموضوع/ إشعار إنذار موظف.
- رابعًا: كتابة بيانات الموظف، والتي تشتمل على الاسم الرباعي والرقم الوظيفي ونوع الوظيفة والإدارة التي يتبعها.
- خامسًا: كتابة مضمون الخطاب بتوضيح أسباب توجيه هذا الإشعار.
- سادسًا: كتابة بيانات الجهة المسؤولة عن إصدار الخطاب في يمين ومن ثم التوقيع، بالإضافة إلى كتابة اسم الموظف ومن ثم التوقيع.
خطاب فصل موظف
خطاب فصل موظف يتم إصداره من الجهة المسؤولة في العمل وتختلف هذه الجهة باختلاف جهات العمل فتارة يكون المسؤول هو الرئيس وفي بعض جهات العمل يكون المسؤول هو المدير العام أو مدير القسم وما إلى ذلك، وعلى كلٍ أياً من كان الموظف المسؤول فإنه يتوجب عليه عند إصدار خطاب فصل الموظف أن يلتزم بالآتي:
- توجيه الخطاب إلى الموظف المعني بتحديد اسمه ورقمه الوظيفي.
- صياغة الخطاب باللغة التي يتعامل بها الموظف وعادة ما يتم كتابة خطابات إنذار موظف أو فصله باللغة العربية الفصحى، أما إن كان الموظف أجنبيًّا لا يجيد اللغة العربية فحينئذٍ يتم استخدام اللغة الإنجليزية باعتبارها اللغة الرسمية العالمية.
- يجب التنبيه إلى أنه ليس من حق الموظف المسؤول أن يصيغ خطاب إنذار موظف كنوع من التهديد المبالغ أو التهجم أو الاستفزاز أو أي شيء من شأنه أن يؤثر سلباً على الموظف، والاقتصار على التحذير وعبارات التأديب في إطار تحديد السلوكيات الخاطئة الصادرة من الموظف.
- يتوجب أن يتم إيضاح العقوبات الرسمية المتخذة في حق الموظف وفق الأنظمة وأن لا تتعدى العقوبات عن الحد بالإضافة أن لا يتم نسب أي أخطاء أخرى على الموظف وليس صادره منه.
- من الواجب على الموظف المسؤول في جهة العمل إعطاء الموظف مهلة من خلالها يقوم بالتعديل من سلوكياته مع الانضباط باللوائح والأنظمة المتبعة.
نموذج انذار موظف
من المعلوم أن جميع الخطابات الرسمية في أي جهة عمل يتم صياغتها إلكترونيًّا؛ إذ أنه لم يعد هناك من يستعمل مثل هذه الخطابات بالطريقة القديمة مع التقدم التكنولوجي الحاضر ومع استعمال أجهزة الحواسيب في دوائر العمل لجهة الأداء الوظيفي وتسهيله وغالبًا ما يتم الاحتفاظ في أرشيف جهات العمل نموذج إنذار موظف جاهز يتم استخدامه وقت الحاجة إليه، وذلك من خلال طباعته وتعبئة حقل البيانات فيه ومن ثم توجيه الخطاب إلى الموظف المعني بالإنذار.
صيغة انذار موظف
بسم الله الرحمن الرحيم.
تاريخ الإصدار/ اليوم، التاريخ الهجري، الموافق، التاريخ الميلادي.
الموضوع / إشعار انذار موظف.
إلى الموظف/ ……………………………. المحترم.
حامل الرقم الوظيفي/ ……………………… في قسم أو إدارة / ………………
تحية طيبة، وبعد:
لقد تكرر رفع التقرير عنك باستمرارك في الغياب الذي تسبب بكثير من الخلل في إدارة العمل ومستوى الأداء الوظيفي في الشركة، وقد ظهر ذلك الخلل من فترة/ .…/ .…/ ….…… إلى/ .…/ .…/ ….……، وهي فترة غيابكم الغير مبررة؛ حيث إنه لم يرفع إلينا منكم أية أسباب صريحة وواضحة تشرح هذا الغياب.
وفي حال لم يردنا رد منكم بشأن مبررات هذا الغياب ننذركم بقيام الشركة بالعقوبات القانونية تجاه هذا الأمر من فصل أو خصم كما هو موضح في اللوائح والأنظمة.
الموظف المسؤول/ ………………………
التوقيع/ ……………………………
اسم الموظف التوقيع/ ………………………
انذار غياب
بسم الله الرحمن الرحيم
الموضوع/ انذار موظف بسبب الغياب
إنه في تاريخ/ .…/ .…/ …………
نتوجه نحن إدارة شركة/ ……..…….. إلى الموظف السيد/ ………..…… (المحترم)
حامل الرقم الوظيفي/ …………………….. في قسم/…………….
بتوجيه إشعار إنذار غياب؛ حيث تم رفع تقرير إلينا من مسؤول القسم تقرير شكوى بسبب الغياب المستمر في هذا الشهر مع عدم إبلاغكم للمسؤول عن سبب هذا الغياب لتلافي القصور.
وبناءً على هذا نتوجه إليك بهذا الإنذار الذي نطلب فيه منكم توضيح مبررات الغياب في فترة لا تقل عن ثلاثة أيام من تاريخ توجيه هذا الإشعار ويتوجب تقديم مبرر الغياب مثولًا أمام إدارة الشركة.
وفي حالة تجاوبكم مع هذا الإنذار فإننا سوف نتخذ كافة الإجراءات القانونية اللازمة من خصم من الراتب، أو فصل من العمل بموجب اللوائح والقوانين بحسب ما يقتضيه مصلحة العمل.
المدير المسؤول في الشركة/ ……………………………
التوقيع/ ………………………
نموذج انذار موظف
بسم الله الرحمن الرحيم
تاريخ الإصدار/ اليوم، التاريخ الهجري
الموافق، التاريخ الميلادي
الموضوع/ إشعار انذار موظف
من رئاسة إدارة شركة/ …………………….
إلى الموظف/ …………………….. (المحترم) حامل الرقم الوظيفي/ …………………. في وظيفة/ ……………. في القسم/ ……………….
بناءً على ما تم رفعه من شكوى تطاولك بالشتم والكلام مع الموظف المدعو/ ……………….
يوم/ ………………. بتاريخ/ …./ …./ …………. الموافق/ …./ …./ ………….
وبناءً على التقرير المرفوع من مسؤول القسم بعدم التـزامك بأخلاقيات العمل مع الموظفين سواء كانوا رؤساء أو زملاء فقد توجب علينا توجيه هذا الخطاب تحذيرًا وإنذارًا بعدم تكرار الأمر، ما لم فسوف يتم اتخاذ كافة الإجراءات اللازمة في قرار الخصم أو الفصل وفق ما تقتضيه المصلحة.
رئاسة إدارة الشركة/ ………………………….
التوقيع/ ……………………………
اسم الموظف/ ……………………………..
التوقيع/ ………………………..
إلى ها هنا تكون قد انتهت فقرات هذه المقالة التي كان الحديث فيها تتعلق بموضوع الخطابات الرسمية الوظيفية فيما يخص انذار موظف، بأسلوب احترافي وفي طرح وظيفي متخصص، ولقد وضعنا بين أيديكم نماذج احترافية فيما يخص صيغة الإنذار، نأمل أن نكون قد قدمنا لكم ما يفيدكم، وللحصول على المزيد من خدماتنا الكتابية ولطرح آرائكم واستفساراتكم يمكنكم مراسلتنا تطبيق الواتس آب على الرقم 0556663321.
مقالات ذا صلة:
