متابعينا الكرام، لقد اخترنا لكم من كل بستان زهرة، وجمعنا لكم باقة ورد مكللة بأريج المعرفة والمهارة، لنطل عليكم بمقالنا: كتابة الخطابات الرسمية، والذي استعرضنا لكم كافة المعلومات المتعلقة بهذا الموضوع، وطرقنا كل أبوابه.
للحصول على (خدمات كتابة المعاريض والخطابات الرسمية والتقارير والبرقيات المختلفة) يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم:(0556663321).
جدول المحتويات
كتابة الخطابات الرسمية
الرسائل والخطابات، هي شكل من أشكال الاتصال الشفوي والمكتوب، والتي تحتوي على معلومات أو رسائل يتم إرسالها من طرف إلى آخر لإيصال رسالة محددة، يتم إرسال الرسالة من قبل أحد الأطراف لتقديم معلومات مؤكدة مهمة.
هناك نوعان من الرسائل، منها، كتابة الخطابات الرسمية، والتي تستخدم للحديث الرسمي عن الأعمال لتحديد أهداف محددة، وتكون فيها الحروف مكتوبة بلغة واضحة وبسيطة يمكن قراءتها وفهمها بسهولة.
كتابة خطاب رسمي
يتم استخدام هذه الرسائل لأسباب مختلفة مثل الدعوة الرسمية وعرض العمل والإحالة والشكوى أو الاستفسار والتقدم للوظيفة، كما يجب مراعاة ما يلي عند كتابة الخطاب الرسمي:
- يجب أن يكون بتنسيق معين.
- يجب تجنب استخدام الكلمات غير الضرورية.
- يجب عليك معالجة الموضوع مباشرة.
- يجب أن تكون ذات صلة وموضوعية.
- يجب أن تكون معقدة وكاملة.
- يجب أن تكون مكتوبة بطريقة مهذبة، حتى لو كانت رسالة شكوى.
- يجب أن تكون كتابة الخطابات الرسمية خالية من أي أخطاء نحوية أو إملائية.
أما عن الخطابات والرسائل غير الرسمية، تتمثل في رسائل مكتوبة إلى شخص ما، يمكن استخدامها لأسباب معينة مثل نقل رسالة أو أخبار أو تقديم المشورة أو تهنئة المستلم أو طلب المعلومات أو طرح الأسئلة وما إلى ذلك.
كل ذلك يندرج تحت مسمى رسالة شخصية مكتوبة إلى شخص يعرف المرسل، مثل الأصدقاء أو الأشقاء أو الوالدين أو الأقارب الآخرين، ولا يوجد- فيها- تنسيق محدد لكتابة هذه الرسالة.
عند كتابة الخطاب غير الرسمي، يمكن للمرء كتابته بطريقة ودية، باستخدام أسلوب شخصي أو عاطفي. يمكن أيضًا استخدام المصطلحات العامية أو العامية والرموز والاختصارات، اعتمادًا على الإلمام بالمستلم.
طريقة كتابة خطاب رسمي
هناك طريقة محددة لكتابة الخطابات الرسمية، على عكس كتابة الرسائل والخطابات غير الرسمية، التي لا تتبع تنسيقًا محددًا.
عادة ما تتم كتابة الخطابات الرسمية بصيغة الضمير الغائب وتتضمن خطابات عمل وتستخدم ضمير المخاطب. على العكس من ذلك، تتم كتابة الخطابات غير الرسمية كضمير المخاطب الأول والثاني والضمير الثاني والثالث.
تستخدم كتابة الخطابات الرسمية لأصحاب الأعمال، والموردين، والعملاء، وما إلى ذلك، أو الكلية أو المعهد، أو المهنيين، إلخ.
من ناحية أخرى، نستخدم رسائل غير رسمية لكتابة رسائل إلى الأصدقاء والأقارب وما إلى ذلك.
نستخدم الصوت غير المباشر عند كتابة الرسائل الرسمية، من ناحية أخرى، نستخدم الصوت المباشر في الرسائل غير الرسمية.
الجمل التي نستخدمها لكتابة الخطابات الرسمية طويلة ومعقدة، على عكس الرسائل غير الرسمية، حيث نستخدم جملًا قصيرة وبسيطة يسهل تفسيرها.
يجب أن تكون الرسالة الرسمية موجزة، لا تقم بتضمين نقاط لا علاقة لها بموضوع الرسالة، كما في المقابل، يمكن أن تكون الرسالة غير الرسمية موجزة أو جوهرية.
لا تتضمن الحروف الرسمية المتضادات (لا، لا يمكنك) والاختصارات، ولكن بدلًا من ذلك استخدم جملًا كاملة، مقارنة بالحروف غير الرسمية، نستخدم المتضادات والاختصارات والعبارات والأفعال الجميلة والمصطلحات العامية
فن الخطابات الرسمية pdf
هناك العديد من الخطوات التي يجب اتباعها عند كتابة الخطابات الرسمية، أهمها ما يلي:
- تحديد الأفكار الرئيسية، أي حصر محتوى الخطاب في فكرة واحدة أو فكرتين، حيث توجد العديد من الدراسات التي تشير إلى أن الجمهور يتذكر فقط النقاط الرئيسية للخطاب.
- تحسين أسلوب المحادثة، عند التحضير لكتابة الخطابات الرسمية، يجب استخدام أسلوب المحادثة وليس المقال، حيث إن الجمهور لا يقرأ ما يكتبه المتحدث، بل يستمع إلى حديثه، فيما يلي بعض الإرشادات حول كيفية تحسين أسلوب الكلام:
- قسّم الجمل الطويلة إلى جمل قصيرة لإبقائها بسيطة ومباشرة، تحدث بصوت عالٍ أمام الجمهور، واستخدم لغة بسيطة وتجنب القراءة فقط.
- اجعل محتوى الخطاب غَنِيًّا بالحقائق: عند كتابة الخطاب الرسمية، يجب أن يكون المتحدث على دراية بالعديد من الإحصائيات والدراسات التي تشير إلى قضية ما، وإضافتها إلى محتوى عرضه التقديمي.
- استخدام أسلوب حل المشكلات في الإقناع.
- تقسيم الكلام إلى جزأين يساعد على زيادة درجة تركيز ووعي الجمهور، وينقسم الحديث على النحو التالي: وصف القضية المركزية في الكلام على أنها مشكلة تحتاج إلى حلها، وحل المشكلة بالطرق العلمية المبنية على الإحصاءات والحقائق العلمية، أو بإرداف مثال شخصية بارزة لعبت دورًا رائدًا في حل مشكلة ما.
- تحديد الغرض من الخطاب: قبل البدء في كتابة الخطاب، من الضروري معرفة ما إذا كان الخطاب تَرْفِيهِيًّا أم مقنعًا أم إعلامي، وبناء الخطاب على مقدمة، حيث يتحدث في المقدمة التمهيدية لعرضه.
- ثم يبدأ بالدخول في الخطاب الرئيسي الذي يريد التحدث عنه بالتفصيل.
- ثم يختتم المتحدث خطابه بالشكر والعرفان للجمهور، كما يذكر أهم النقاط بإيجاز، لأن الجمهور غالبًا ما يحتفظ بالكلمات الأخيرة من الخطاب.
طريقة كتابة خطاب رسمي للمدير
يعد كتابة الخطاب الرسمي للمدير نموذجًا مُهِمًّا يمكن للموظفين استخدامه؛ كون وسيلة الاتصال الرسمية بين مدير الدائرة ومرؤوسيه هي الخطاب الإداري الذي يذكر فيه الموظف ما يريد أو يشتكي منه، ويكون للخطاب الإداري شكل رسمي.
الخطاب الرسمي له طريقة في الكتابة، إنها ليست مثل الرسائل الشخصية التي يتواصل فيها الأفراد مع بعضهم البعض، بل يجب أن تكون الرسالة مكتوبة باللغة الرسمية مغطاة بعبارات الاحترام، وهذا ما سنتعلمه من خلال توضيح خطوات كتابة خطاب رسمي للمدير على النحو التالي:
- تبدأ كتابة الخطابات الرسمية بالبسملة، يليها موضوع الرسالة، على سبيل المثال، طلب إجازة، رسالة شكر، إلخ.
- والخطوة التالية هي كتابة تحية الإسلام الخالة “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”.
- ثم في السطر التالي اسم المسؤول مسبوقًا بلقبه.
- وفي السطر التالي في منتصف الصفحة اسم منصبه والدائرة التي يرأسها.
- اكتب كلمة التحية التي نبدأ بها الخطاب، مثل “بعد التحية”، “تحية طيبة وبعد”.
- ننتقل إلى الجزء الرئيسي من الخطاب وهو “المتن” وهو الموضوع الذي كُتب من أجله الخطاب.
- يجب ألا تخوض في التفاصيل أو تُدرج عبارات خارج نطاق الموضوع.
- يجب ألا يحتوي الخطاب على أي أخطاء إملائية أو نحوية ويجب إدخال علامات الترقيم بشكل صحيح.
- استخدم لغة واضحة ومباشرة ولا تستخدم التورية أو ما شابه ذلك.
- في حالة وجود أي مستندات تتعلق بالرسالة، يجب ملاحظة أنه تم إرفاقها بالرسالة.
- بجانب إنهاء الخطاب وختمه بعبارات التحية المعتادة مثل: “صاحب السعادة”، و ” وتقبوا خالص الشكر”.
- اكتب تاريخ كتابة الخطاب والاسم والتوقيع
نموذج خطاب رسمي
بسم الله الرحمن الرحيم
“عنوان الخطاب الرسمي”
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
سعادة المدير/ ………………………….
مدير الإدارة ……………
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،،، تحية طيبة وبعد
أبعث إليكم بخالص تحياتي وأرسل لكم طلبي والمتضمن “يجب ذكر الطلب أو موضوع الرسالة، وذلك لأسباب وظروف تفرض عليك ذلك، والتي تتمثل في (مع ذكر أسباب الطلب)”.
كوني أحد العاملين تحت إدارتكم وتوجيهاتكم برقم وظيفي، بمسمى وظيفي (يتم هنا كتابة مسمى الوظيفة)، منذ تاريخ/… حتى الآن.
لذا أطلب منكم التفضل بقبول الطلب أعلاه، مع خالص شكري وامتناني لكم.
والله ولي التوفيق والسداد
تم تحريره في…… الموافق…/ …./ ………
مقدم الطلب/
الرقم الوظيفي/
رقم الهوية الوطنية/
الإيميل
التوقيع/
أهمية الخطابات الإدارية الرسمية
هناك أهمية كبيرة لعملية كتابة الخطابات الرسمية في الحياة المهنية والاجتماعية، فهي من أهم وسائل الاتصال، لأن أهميتها تكمن في الآتي:
- تعتبر الرسائل من أهم وسائل الاتصال بين الإدارات الحكومية والمؤسسات الخاصة، وكذلك على المستويين الفردي والمؤسسي.
- الحروف تقصر المسافة والجهد بين مواقع المراسلين المختلفة.
- تصنف الخطابات كواحدة من الوثائق القانونية التي يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.
- الرسائل الرسمية هي جزء من وسائل الإعلان، وخاصة الوسائل التجارية.
أنواع الخطابات الرسمية
تنقسم الرسائل الإدارية الرسمية إلى نوعين:
الخطابات التجارية: الذي تستخدم لأغراض تجارية، وأهم ما يميزها الجانب الترويجي للمؤسسة، وتحتوي الحرف الموجود في الأعلى، وتتضمن العنوان الذي يتم فيه تسجيل جميع المعلومات المتعلقة بالمؤسسة بالكامل من الموقع، الاسم ورقم تسجيل النشاط التجاري ونوع النشاط التجاري ورقم الهاتف وصندوق البريد وشعار المؤسسة والبريد الإلكتروني.
الخطابات الرسمية: وهي رسائل تتعلق بالجانب الوظيفي، وتشمل الاستدعاءات، والمقترحات، والقرارات الإدارية، والتعاميم العامة، وغيرها.
أشياء يجب مراعاتها عند كتابة الخطابات الرسمية
في حالة كتابة الخطابات الرسمية، هناك عدد من الأشياء التي يجب مراعاتها، بما في ذلك ما يلي:
- الوضوح والدقة في أفكار وكلمات الخطاب.
- مصداقية المعلومات المذكورة في الرسالة.
- الابتعاد عن الكلمات الأدبية والمفضلات والصور الشعرية والتزم بالموضوعية.
- الإيجاز بالمعنى غير المتحيز، وهو من أهم
خصائص الكتابة الوظيفية
- الأسلوب التصريحي المقنع والبعد عن المشاعر الشخصية.
- عند الرد على أحد الأحرف والعناوين السابقة يجب الإشارة إلى الخطاب بتاريخه ورقمه وموضوعه.
- يجب أن يؤخذ في الاعتبار تقسيم الأفكار وتسلسلها، وكذلك الانتقال إلى الفكرة الثانية فورًا بعد الأولى.
- عند الرد على رسالة تحتوي على عدد من الأفكار، يجب أن تتضمن الرد على جميع النقاط بترتيب استلامها في الرسالة الأصلية.
مصطلح “الخطابات الرسمية الإدارية” يعني أي اتصال مكتوب يبدأ بتحية، وينتهي بالتوقيع، وهو ذو طبيعة احترافية، فيما مضى كانت الرسائل التجارية تُرسل بالبريد العادي أو السريع، على الرغم من أن الإنترنت يغير سريعًا طريقة تواصل الشركات.
ومن الخطابات الإدارية خطاب المبيعات، إذ تبدأ خطابات المبيعات النموذجية ببيان قوي جِدًّا لجذب اهتمام القارئ نظرًا لأن الهدف هو حث القارئ على القيام بشيء ما.
وتوضح فائدة القارئ في اتخاذ الإجراءات وتتضمن معلومات لمساعدة القارئ على اتخاذ إجراء، وتحاول تسهيل الأمور والإجراءات حتى تنال الهدف المرجو منه.
كما أن من الخطابات الإدارية الرسمية، هي الخطاب الهابطة، والتي تكون من الإدارة إلى الموظفين، وتحمل في طياتها إما قرارا، أو إشعارا.
وكذلك من الخطابات الرسمية، الخطابات المرسلة من شركة إلى أخرى، ومن مؤسسة إلى مؤسسة أخرى، ولها عدة أسباب، بموجب الغرض الذي يتم كتابة خطاب رسمي بخصوصه.
اقرأ أيضًا: نموذج تقديم شكوى رسمي
وإلى هنا، نصل بحضراتكم الكريمة إلى نهاية مقالنا: كتابة الخطابات الرسمية، والذي استعرضنا لكم من خلاله كافة المعلومات عن ذلك، مع أمل اللقاء بكم في مقالاتنا القادمة.
وللحصول على (خدمات كتابة المعاريض والخطابات والتقارير والبرقيات المختلفة) يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم:(0556663321).
