كثير من الأفراد يعمدون إلى كتابة خطابات رسمية من أجل الحصول على بعض المتطلبات، وذلك تبعًا للهدف أو السبب لكتابة ذلك الخطاب.
وتمكن أهمية كتابة خطابات رسمية، في كونها هي الوسيلة أو الطريقة الرسمية التي من خلالها يتم التواصل بين الفرد وبين المؤسسة أو المنشأة الحكومية.
كما أن الخطاب الرسمي يوفر الكثير من الوقت والجهد على الفرد، حيث يمكن الشخص كتابته، ومن ثم إرساله إلى الجهات المعنية، بدون الذهاب بنفسه إلى تلك المؤسسة.
للحصول على كتابة الخطابات الرسمية يمكنكم طلب الخدمة مباشرة عبر التواصل معنا عبر الواتس آب على الرقم: 0556663321
جدول المحتويات
كتابة خطابات رسمية
قد يكون إرسال خطاب رسمي إلى منشأة حكومية هو أفضل طريقة لحل أي مشكلة تواجه منطقة معينة، أو شخصًا ما.
ولذلك يقوم هؤلاء الأشخاص بكتابة خطابات رسمية، ومن ثم إرسالها إلى المنشأة الحكومية المناسبة، حيث يتم تقديم طلبهم بإيجاز، مع الأخذ في الاعتبار سرية هذه الرسالة من حيث الالتزام بقواعد خاصة عند كتابتها.
طريقة كتابة خطابات رسمية
يحتاج الكثير من الناس خصوصًا الموظفين منهم في القطاعات الحكومية إلى كتابة خطابات رسمية، لأي سبب من الأسباب، ومن ثم تقديمها أو إرسالها إلى الجهات ذات الاختصاص.
ولأجل معرفة طريقة كتابة خطابات رسمية، فإننا سوف نعرض لكم أهم الخطوات النظرية التي ينبغي تضمينها في كتابة خطابات رسمية، وهي على النحو الآتي:
- أولًا: اقرأ خطابات رسمية ذات صياغة نموذجية: من الطبيعي الرجوع إلى بعض الخطابات كي يتم تعلم كيفية توجيه الرسائل إلى جهات حكومية معينة وكيفية الكتابة وفقًا لتنسيقها، خاصة وأن هناك عادةً هيكلًا لكتابة الخطابات الرسمية.
- ثانيًا: حدد الجهة أو الشخص المعني بذلك الخطاب: من المهم أن تتأكد من أن الطرف الذي ترسل إليه رسالتك هو الطرف المختص لحل مشكلتك، وأن تتعرف على المدير المختص المعني؛ حيث سيتم توجيه الخطاب إليهم، على سبيل المثال، لا يصح معنى إرسال رسالة بخصوص مشكلة تعطل مواسير المياه في أحد الأحياء إلى وزارة الصناعة أو الديوان الملكي أو جهات أخرى، بل يجب أن يتم تحديد الجهة المختصة على وجه الدقة؛ حيث يجب ذكر اسم الجهة ولقب الشخص المسؤول عن الكيان الذي يتم توجيهه إليه.
فإن كانت الرسالة موجهة الى رئيس الوزراء يكتب العنوان “دولة رئيس الوزراء”، واذا كان وزيرا يكتب “معالي وزير التربية والتعليم”، وهكذا.
- ثالثًا: ابدأ كتابة خطابات رسمية بتحية مناسبة: لأن رسالتك رسمية بطبيعتها، يجب أن تبدأ بتحية رسمية مثل: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أو تحية طيبة، وبعد.
- رابعًا: كتابة تفاصيل الخطاب الرسمي: في هذا الجزء من الخطاب، يمكنك تقديم طلبك أو عرض مشكلتك بطريقة منطقية وواضحة وخالية من العواطف والمشاعر، ويجب عليك أيضًا التفكير فيما إذا كانت الجهة الحكومية قادرة على تقديم الخدمة التي تطلبها، وتجنب طلب أشياء غير واقعية أو خارج نطاق عمل هذه الهيئة، كذلك يجب عليك استخدام لغة رسمية ومختصرة، مع مراعاة احترام المسؤول الذي ترسل إليه رسالتك، وتجنب استخدام التهديدات أو الوعيد سواء كان ذلك بطريقة مباشرة أو غير مباشرة؛ حتى لا تعرضك للمسؤولية القانونية.
- خامسًا: كتابة الخاتمة: يجب أن تنهي كتابة خطابات رسمية بتحية ختامية رسمية، تُظهر احترامك للشخص الذي أرسلت إليه الخطاب، وللوقت الذي أمضاه في قراءة رسالتك، ثم تكتب بعض عبارات الدعاء والشكر والتقدير والعرفان لمتلقي الرسالة وتشكره على سعة صدره.
خدمات كتابة خطابات ادارية
الخطابات أو الرسائل الإدارية هي: رسائل رسمية يتم تبادلها في المؤسسات والمنشآت، وبين الموظفين فيما بينهم، وكذلك الرسائل الموجهة إلى المديرين، أو الأشخاص الاعتباريين، أو الهيئات الإدارية للمؤسسات بشكل عام.
الشكل السائد للخطابات والرسائل الإدارية اليوم هو الرسائل الإلكترونية، حيث أصبح الاعتماد الكامل على البريد الإلكتروني، أو غيره من تطبيقات المراسلة الإلكترونية، وذلك من خلال تبادل الرسائل الإدارية بين الموظفين والمديرين.
أنواع الخطابات الإدارية: تتنوع الخطابات والرسائل الإدارية بحسب تنوع الأغراض والمجالات المستخدمة لكتابة هذه الرسائل داخل المؤسسات والشركات المختلفة.
وتتنوع هذه الرسائل بين التقارير والمذكرات والخطابات والمعاريض بمختلف أنواعها، ومنها: خطابات أو خطابات إدارية عامة، وتقارير إدارية، ومذكرات إدارية.
المواصفات الواجب اتباعها في كتابة أي خطابات الإدارية:
يجب استيفاء بعض المواصفات في الخطابات الإدارية، والتي من خلالها يمكن للخطابات الحصول على صيغة كتابة خطابات رسمية، وتشمل هذه المواصفات ما يلي:
- أولًا: يجب أن يبدأ الخطاب بديباجة تتضمن العنوان الرئيسي لإعلان إرسال هذه الرسالة لمن يهمه الأمر، سواء كان طلبًا للحصول على ملف إداري، أو طلب تأجيل اجتماع، أو طلب إجازة، أو طلب معلومات عن جهات معينة أو أي أسباب أخرى.
- ثانيًا: يجب كتابة تاريخ كتابة الخطاب بالصيغة (يوم / شهر / سنة).
- ثالثًا: يجب تدوين اسم المؤسسة أو الشركة.
- رابعًا: ذكر اسم المستلم ولقبه.
- خامسًا: أن يكون مضمون الرسالة مكتوبًا بشكل واضح ومختصر.
- سادسًا: كتابة البيانات الختامية.
- سابعًا: ذكر اسم ووظيفة المرسل، إضافة إلى توقيع المرسل.
- ثامنًا: يُفضل أيضًا استخدام الورق نوع جي إذا تم تقديم الخطاب يدويًّا في شكل ورقي.
- تاسعًا: إذا تم الإرسال إلكترونيًا عن طريق البريد الإلكتروني، فمن الأفضل استخدام خط واضح وتجنب الخطوط الزخرفية، مع مراعاة الاستخدام الصحيح لعلامات الترقيم وتوزيع الفقرات بشكل منسق.
متطلبات كتابة خطاب الإدارة:
أثناء كتابة خطاب إداري، أو كتابة خطابات رسمية، يجب استيفاء بعض الشروط الضرورية حتى يخرج الخطاب في شكل مقبول، ومن بين هذه الشروط ما يلي:
- أولا: استخدام لغة حوار بسيطة وواضحة وفي نفس الوقت يجب أن تكون بليغة مبنية على المفردات الصحيحة وتجنب المفردات العامية؛ وذلك حتى تأخذ الرسالة شكلها الرسمي ويمكن للمستلم بسهولة فهم محتوى الرسالة ووجهتها.
- ثانيًا: التأكد من سلامة جميع المعلومات والبيانات الواردة في محتوى الخطاب.
- ثالثًا: يجب مراعاة أن يكون محتوى الخطاب قصيرًا وبليغًا، وينقل المعنى المقصود مباشرةً، وأن يكون خاليًا من التفاصيل الإضافية غير الضرورية.
- رابعًا: تأكد من ذكر تاريخ كتابة خطابات رسمية بدقة، وكذلك اسم المرسل والمتلقي.
- خامسًا: في حال كانت الرسالة تتحدث عن موضوع وهذا الموضوع يتطلب مستندات للتحقق من محتوياته، يجب إرفاق هذه المستندات للتأكد من صحة المعلومات المذكورة.
كتابة خطابات إدارية
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى الأخ مدير شؤون الموظفين/ ………………………… وفقكم الله تعالى.
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
أما بعد:
الموضوع: كتابة خطابات رسمية.
أنا الموظف ….. رقم الوظيفة …… أعمل في القسم ……
مقر الإقامة …. رقم الهاتف ….
أشعر أنه من واجبي في البداية، أن أعبر لكم عن خالص شكري وتقديري وامتناني لجهودكم الرائعة في خدمة الموظفين وحل المشكلات التي يواجهونها في ممارسة وظائفهم.
أتمنى أن يصلكم كتابة خطابات رسمية، وأنتم في أتم صحة وعافية وأمان.
سيدي المدير :
من أهم واجبات الموظف، الالتزام بالذهاب إلى مكان العمل والقيام بالمهام الموكلة إليه للقيام بها على أكمل وجه.
ولا يحق للموظف التغيب عن العمل ما لم يكن هناك ظرف طارئ يلزمه بذلك، على أن يقدم طلب إجازة، وأن تكون معتمدة من الإدارة المختصة.
سيدي المدير :
بشكل استثنائي، أقدم طلب إجازة لك؛ اضطررت للقيام بذلك بسبب حالة طارئة حدثت لي.
فقد أحسست بوعكة صحية، وذهبت إلى المستشفى، وبعد إجراء الفحوصات وجهاز الإيكو، تبين أن هناك التهاب حاد في الزائدة الدودية، ويجب إجراء عملية لإزالتها بشكل طارئ.
أن أي تأخير في إجراء العملية سيؤدي إلى تمزق الزائدة الدودية وقد يحدث الموت لا قدر الله.
لهذا السبب أقدم لكم إجازة لمدة أسبوعين تبدأ من تاريخ … وتنتهي بتاريخ … وذلك لحاجتي لإجراء العملية.
أرجو قبول طلب الإجازة المرضية، نظرًا للوضع الصحي الذي حصل لي.
وتقبلوا تحياتي وجزيل الشكر والتقدير والاحترام.
مقدم الخطاب/
التاريخ/
التوقيع/
كيفية كتابة خطابات رسمية
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى سيادة في وزير الخدمة المدنية ……. المحترم.
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
أما بعد:
الموضوع: كتابة خطابات رسمية طلب وظيفة.
أنا المواطن السعودي ……، رقم الهوية الوطنية …..، أسكن في مدينة …..، رقم الهاتف ….، حاصل على شهادة البكالوريوس في التخصص العلمي …..
معالي الوزير:
إن الإنسان حين يلتحق بمختلف مراحل التعليم وخصوصًا الالتحاق بالدراسة في المرحلة الجامعية، يكون لديه العديد من الأهداف، ومن أهم تلك الأهداف بعد هدف خدمة الوطن، هو الحصول على وظيفة حكومية تتناسب مع التخصص الجامعي.
وبفضل الله تعالى حصلت على شهادة البكالوريوس في تخصص ……، حيث كانت تقديري ممتاز ونسبة مئوية 95%.
لقد مضت نحو خمس سنوات منذ حصولي على ذلك المؤهل، وإلى هذه اللحظة لم أحصل على وظيفة حكومية.
لقد حاولت جاهدًا البحث عن أي فرصة عمل خاصة لكن للأسف لم أتمكن من الحصول على ذلك.
معالي الوزير:
أرفع إليكم كتابة خطابات رسمية، وأنا على أمل أن أجد عندكم ما يفرج همي ويكشف كربي، ويعينني على نوائب الحياة ومتطلبات المعيشة.
فأنا أعول خمس فتيات أيتام، وأمي الكبيرة في السن المصابة ببعض الأمراض المزمنة، وهم جميعًا في أمس الحاجة إلى من يوفر لهم احتياجاتهم ومتطلباتهم.
فأخواتي بحاجة إلى المأكل والملبس ومتطلبات الدراسة، وهذا يحتاج إلى أموال ومبالغ مالية كافية.
وأمي الحبيبة، تحتاج إلى الحصول على العلاج بشكل مستمر، ومراجعة الطبيب بشكل دوري لإجراء بعض الفحوصات الطبية.
وأنا عاطل عن العمل؛ حيث إني لا أستطيع توفير أي من تلك المتطلبات، وقد اقترضت مبالغ مالية كبيرة، من أجل توفير أدنى احتياجاتهم، ووصلت إلى مرحلة لم أجد من يقرضني.
ولأجل ذلك لجأت إليكم بتقديم طلب وظيفة حكومية عبر كتابة كتابة خطابات رسمية، راجيًا من سيادتكم التكرم بالموافقة على ذلك.
وتقبلوا خالص الشكر وجزيل التقدير والامتنان والعرفان.
مقدم الطلب/
التوقيع/
الإمضاء/
اقرأ أيضًا: أفضل طريقة لكتابة الخطابات الرسمية
في هذا المقال تم الحديث عن أهمية كتابة خطابات رسمية، وخطوات كتابة الخطاب النظرية، ثم عرضنا لكم مفهوم الخطاب الإداري وأنواعه، وأهم المواصفات التي يجب أن يكون عليها الخطاب الإداري والطريقة الصحيحة لكتابة الخطاب ومعايير الخطاب الصحيح.
وفي نهاية المقال عرضنا لكم نموذج تطبيقي لخطاب إداري، ونموذج آخر لخطاب رسمي.
من أجل أن تحصلوا على كتابة الخطابات الرسمية يمكنكم طلب الخدمة مباشرة عبر التواصل معنا عبر الواتس آب على الرقم: 0556663321
