متابعينا الكرام، نطل عليكم مجددا من نافذة جديدة، لنستعرض لكم أهم المعلومات حول كيفية كتابة مذكرة داخلية بالطريقة الصحيحة، مع بيان أنواع المذكرات الداخلية، وخصائص المذكرة الداخلية، ونصائح لكاتب المذكرة الداخلية.
وذلك استمرارًا لتقديم لكم أهم المواضيع التي تلامس حياتكم بشكل يومي، وحاجتكم الماسة لها كبيرة جدا، حتى نكون من أقرب.
وللحصول على (خدمات كتابة المعاريض والخطابات المختلفة) يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر الواتساب
جدول المحتويات
كتابة مذكرة داخلية
المذكرة: هي وثيقة يتم إرسالها إداريًّا وداخليًا وتتعلق بمسألة أو سؤال وموجهة إما إلى شخص متخصص في الملف أو إلى جهة أخرى مختصة بالموضوع داخل نفس القسم، مع عرض تقديمي ومذكرة عرض إذا كان الهدف هو عرض مشكلة ما وشرحها.
ومذكرة بالمصلحة الإدارية إذا كان الغرض منها إعلان لمجموعة من الموظفين أو شرح مصلحة، وما إلى ذلك، كما تعتبر المذكرة الداخلية وثيقة إدارية تتناول مسألة أو مشكلة في العمل ولها دور كبير في آلية عمل المؤسسات؛ لسهولة تقديم المعلومات والقدرة على حفظها والرجوع إليها عند الحاجة.
كما يمكن تعريفها على أنها وثيقة إدارية مكتوبة شبيهة بالتقرير، ولكن المعلومات المقدمة فيها أساسية ولا تتطلب تفسيرًا أو تحليلًا، وتستخدم في المؤسسات الحكومية والخاصة كوسيلة اتصال فعالة وعملية.
حيث إنها تعد وسيلة سهلة للتواصل الكتابي بين الموظفين والتسلسل الهرمي، وتوفر الوقت، فهي مبنية على تجميع المعلومات وتقديم الخطوط الرئيسية للمدير.
على الرغم من أن المذكرة الداخلية وسيلة اتصال فعالة وسهلة، إلا أنها تراجعت داخل المنظمات منذ ظهور البريد الإلكتروني، ويمكن القول إنها أصبحت تستخدم إِلِكْتِرُونِيًّا أكثر من شكلها الورقي التقليدي في معظم الحالات.
كما أنه في معظم الأحيان، تُستخدم المذكرات الداخلية لنقل المعلومات ذات الصلة أو المفيدة ليراها الموظفون الداخليون، قد يتضمن هذا سياقًا إِضَافِيًّا حول الموضوع المقترح أو إرشادات معينة يجب اتباعها.
يمكن أن تلخص التعليقات الداخلية والمحادثات الطويلة، مما يقلل من جهد الشخص التالي لإدارة المحادثة وزيادة الاتساق عندما يعمل جميع الموظفين الداخليين مع نفس المعلومات المتاحة.
يمكن أن يؤدي قطع المحادثات التي تبدو طويلة أو معقدة إلى إضعاف قائمة انتظار الدعم لأنه ليس من الواضح على الفور كيفية التعامل معها.
فالتعليقات الجيدة هي التي تجعل من السهل التقاط المحادثة طويلة المدى، لأن تعاون الفريق يكون أسهل عندما يتطلب سؤال العميل المساعدة من فرق خارج دعم الخط الأمامي.
ويجب أن تكون حذرًا من الملاحظات غير الواضحة، لأن الجمهور المستهدف لا يرغب في الملاحظات غير الواضحة.
ولكن بغض النظر عن طريقة استخدامها، فإنها تظل عنصرًا مُهِمًّا وإحدى ركائز العلاقات الإدارية الرسمية؛ وبناءً عليه، نقدم نموذج مذكرة داخلية عبر التواصل معنا بالرقم أسفل المقال.
أنواع المذكرات الداخلية
هذه المذكرات تسمى الداخلية؛ لأنها تستخدم داخل حدود نظام أو مؤسسة، وهناك أربعة أنواع رئيسية:
- مذكرة داخلية للتهنئة والشكر.
- مذكرة استفسار، والتي تسمى مذكرة المعلومات: (نقل موظف من قسم إلى آخر).
- مذكرة اسقالة موظف، مذكرة إخطار إجازة الموظف، الاتصال بعميل مهم مع المدير، إلخ.
- مذكرة إحاطة: تتضمن شرحًا أو عرضًا لقضية معينة للمدير، ويتم استخدام كل منهما في حالة مختلفة عن الأخرى، لكنها بشكل عام متشابهة في البنية، ولكن ليس في المحتوى.
كتابة مذكرة داخلية تربية مهنية
تتطلب كتابة مذكرة داخلية الكثير من الوقت والجهد، ولا يمكن لكاتبها أن يبدأ إلا بعد دراسة شاملة والحصول على جميع المعلومات ذات الصلة من جميع الجوانب.
أن يراعي الكاتب متلقي مذكرته، ويستخدم لغة مناسبة لهم حتى تكون المذكرة واضحة لهم.
أن يركز على حجم الملاحظة، بحيث لا تكون جملها طويلة أو قصيرة، بل متوسطة الطول، ومن الأفضل استخدام الكلمات الشائعة والأكثر استخدامًا من قبل الطرف المتلقي.
يجب تقسيم هيكل المذكرة إلى عناصر لكل عنصر متعلق بمعلومات معينة، ويجب تنظيم هذه المعلومات بترتيب تسلسلي.
- على الكاتب أن يحقق الاكتفاء للقارئ، مع ذكر جميع المصادر ذات الصلة بموضوعه، فلا يحتاج إلى البحث والتدقيق.
- أن تكون المذكرة خالية تمامًا من أي أخطاء نحوية، بالإضافة إلى الشعور بالموضوعية والحياد.
- وتنتهي المذكرة بطلب الإحالة إلى الجهات المختصة للنظر في الأمر المذكور في المذكرة مثل جملة: (الرجاء التوجيه).
- يجب تحرير المذكرة إِلِكْتِرُونِيًّا، أي باستخدام الكمبيوتر.
- يجب أن يكون كاتب المذكرة قادرًا تمامًا على مناقشة آرائه والدفاع عنها باستخدام مصادر مثبتة وحقائق مؤكدة.
- يجب أن يتم تحرير المذكرة في الوقت المناسب للمستلم.
أنواع أخرى من الخطابات يمكنك التعرف عليها:
كتابة مذكرة داخلية لمدير المدرسة
من أجل كتابة المذكرة الداخلية القانونية بشكل احترافي وغير عرضة لنتائج غير مرضية، يجب أن يتسم الكاتب بالآتي:
- يجب أن يتمتع كاتب المذكرة بالمعنى القانوني، أي معرفته بالموضوع، ودراسته المتعمقة له، وقدرته على أخذ النتائج بموضوعية، بالإضافة إلى معرفته والتزامه بالقوانين ذات الصلة أثناء كتابة المذكرة الداخلية.
- القدرة على عرض نقاط الملخص بترتيب واضح يمكن للقاضي المختص مراعاتها بسهولة ووضوح، وتلخيص الأحداث والعمليات التي تتطلب خبرة حتى يتمكن الكاتب الموجز من تحقيق نتائج مرضية.
- أن يكون الكاتب لديه القدرة على الكتابة؛ لكي يختار أكثر الجمل إقناعًا لموضوعه مع تجنب الغموض فيه.
- لا مانع من ذكر الأحكام في موضوعه، والاستشهاد بآيات من القرآن الكريم أو الأحاديث، أو حتى الاستشهاد بآراء العلماء والعلماء.
- كما يجب أن تكون اللغة صاخبة وواضحة ولا تحتوي على أي شيء غامض أو يصعب فهمه وتحليله.
- أن تكون جميع المصادر والأدلة التي استخدمها الكاتب في كتابة مذكرة داخلية موثوقة ولا يوجد أي نقص في الأدلة؛ حتى يتمكن الكاتب من الحصول على إجابات ونتائج إيجابية له
الفرق بين كتابة مذكرة داخلية وكتابة تقرير
يهدف التقرير إلى تفصيل المعلومات والتركيز على عرض النتائج، على سبيل المثال، يقدم الموظف تقريرًا إلى المدير؛ للإشارة إلى نتيجة مشروع أو تحديد تقدم العمل وفقًا لخطة معينة.
كما تحاول المذكرة من جانبها: توصيل المعلومات أو طرح سؤال أو إبلاغ المسؤول عن شيء ما، أو تقديم كلمة شكر؛ لتمهيد الطريق للترقية، على سبيل المثال، أو المكافأة، وأيضًا من مزايا كتابة مذكرة داخلية أنها لا تحتاج إلى التصرف بسرعة.
يختلف هيكل وعناصر التقرير اختلافًا كبيرًا عن المذكرة الداخلية؛ يسمح هذا الهيكل بما يلي:
تدفق المعلومات بسرعة أكبر، وتجنب تشتيت التفاصيل، ومن أهم مزايا المذكرة أنها تقدم المشورة للإدارة العليا؛ هذا يساعد على سرعة اتخاذ التدابير اللازمة والقرارات المهمة.
وبناءً على ما سبق نجد أن التقرير أطول وأكثر تفصيلاً من المذكرة التي تقتصر دائمًا على إيصال الفكرة بشكل مباشر، إلى جانب أن التقرير يستغرق وقتًا لدراسة الفاعلية أو الحالات واقتراح النتائج على عكس المذكرة، فكتابة مذكرة داخلية لا تستغرق وقتًا في الكتابة أو التحضير.
كيفية كتابة مذكرة داخلية
يتطلب إعداد كتابة مذكرة داخلية وجود معلومات واضحة ومباشرة يتم إبلاغ المدير بها، وتكون مكتوبة على ورق عادي، أو الأفضل استخدام التكنولوجيا لكتابتها إلكترونيًا، ثم التوقيع والختم، ثم إرسالها مع الموظف في مسؤول عن إرسال الرسائل إلى الدائرة المعنية.
يتكون أي قالب كتابة مذكرة داخلية جاهز من مجموعة من البيانات الثابتة التي يجب أن تكون موجودة بشكل عام في بداية المذكرة ووسطها ونهايتها، وهي:
- العنوان واسم مرسل الرسالة واسم (صفة) المستلم.
- يمكن إضافة موضوع الملاحظة والتاريخ وأحيانًا رقم الهاتف الخاص بتمديد الخدمة.
- في منتصف المذكرة، يُكتب النص باللغة العربية الفصحى، ويتم إدخال المعلومات مباشرةً دون مقدمات طويلة.
- مع إرفاق المذكرة بالتوقيع، وفي بعض الحالات- أيضًا- مع الختم، مثل حالات ترقية الموظفين.
- وتجدر الإشارة، إلى أن كتابة مذكرة داخلية عادة ما تكون قصيرة (الحد الأدنى لمحتوى المذكرة حوالي سطرين)، ولكن في بعض الحالات يمكن أن يصل إلى صفحة كاملة بشرط أن تكون مليئة بالمعلومات المباشرة وليس التفاصيل.
- كتابة مذكرة داخلية سواء للطالب أو للموظف الذي لم يعتد على كتابة النماذج الإدارية سهل ولا يحتاج إلى وقت، وذلك بموجب الطريقة أدناه:
- تحضير البيانات الأساسية للمذكرة (الجهة المعنية بالمذكرة، المرسل، التاريخ… الخ).
- كتابة موضوع المذكرة وهو: (مذكرة ………….).
- ابدأ الملاحظة مباشرة بعبارات مهذبة مفيدة لسهولة عرض المعلومات: (مع الأخذ في الاعتبار، نعلمك بذلك، ونبلغك بذلك… إلخ).
- في حالة وجود كمية كبيرة من المعلومات، يتم تقسيم المذكرة إلى فقرات؛ لسهولة القراءة.
- يمكن إضافة جملة صغيرة إلى خاتمة الملاحظة، مثل: (بصدقك)، وهذه الجملة غير موجودة عادة.
- أخيرًا، التوقيع على المذكرة.
- يجب ألا تتجاوز المذكرة الموجزة صفحتين كحد أقصى، وإلا فإنها تعتبر تقريرًا، ولكن قد يحيد البعض عنها إذا كانت غير رسمية للغاية.
نموذج كتابة مذكرة داخلية
إن مصلحة هذا النوع من المذكرات هو الدخول مباشرة إلى قلب الموضوع، دون تشتيت انتباه القارئ المتلقي بعوامل مساعدة أخرى، أو تفاصيل إضافية، بل إن الحوار يتمحور حول نقطة محددة، وبالتالي يكون واضحًا، ويميل إلى الإيجاز.
يتم تدريس المذكرات الداخلية وأنواعها مثل المذكرات الموجزة ومذكرات التحقيق وطرق الكتابة في المرحلة الثانوية في المملكة العربية السعودية؛ لما لها من أهمية في العمل الإداري في القطاعين العام والخاص.
كتابة مذكرة داخلية عن تفعيل النشاطات داخل المدرسة
شعار المملكة العربية السعودية
وزارة ………………
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى من يهمه: …………………… المحترم
الموضوع: ………………
التاريخ: ……/ ……/ ……
نعلمك أن الطلب الذي تلقيته مؤخرًا قيد التشغيل…./ …./ …. وتم رفضه كونه لم يتوافق مع معايير القبول المتفق عليها وانتهاك
مواصفات: ………………………………………………، تم تجنب تعطيل سير العمل باستخدام التعاون مع ………….، واستمرت الأمور تسير على ما يرام.
بخصوص الأمر، فقد اعتذرت الشركة المتعاقدة وتم الحصول على مبلغ التعويض المتفق عليه وهو… ريال سعودي، وتم تسليمه إلى الخزينة، برقم الإيصال هو…
التوقيع: ………………….
كتابة مذكرة داخلية تهنئة وشكر
بسم الله الرحمن الرحيم
الموضوع/ كتابة مذكرة داخلية شكر وتقدير.
يسعدنا أن نتقدم بخالص عبارات الشكر والتقدير للموظف/ فلان ابن فلان الفلاني، والذي يحمل الرقم الوظيفي:(…)، ويعمل بمسمى وظيفي:(…).
وذلك على حسن أدائه واهتمامه والتزامه، بجانب ما قدمه للعمل من إضافة نوعية ملموسة، كونه مثالًا للموظف المتفاني والمخلص في أداء جميع مهامه الوظيفية.
وبناء على ذلك، لقد قمنا بكتابة مذكرة داخلية تتضمن شكرنا وتقديرنا وامتنان له، متمنين له دوام التوفيق والسداد في جميع أعماله المستقبلية.
والله ولي التوفيق والسداد.
الإدارة، الختم.
خدمات أخرى نقدمها في قلمكم:
وفي الختام، نأمل أن تكونوا استمتعتم معنا فيما استعرضناه لكم حول كتابة مذكرة داخلية، مع سرد كل المعلومات المتعلقة بذلك، كما استعرضنا لكم الخطوات النظرية لكتابة مذكرة داخلية.
وللحصول على (خدمات كتابة كافة المعاريض والخطابات والشكاوى والتظلمات المختلفة) يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر الواتساب
