بأسلوب احترافي، وعبارات جذابة، وألفاظ سلسة نقدم كيفية كتابة مذكرة الإحاطة، مع بيان أنواعها، وعرض نماذج من مذكرات الإحاطة.
يمكنكم الحصول على هذه الخدمة من خلال التواصل معنا عبر الواتس آب على الرقم: 0556663321.
جدول المحتويات
مذكرة الإحاطة
مذكرة الإحاطة يمكن أن يتم الاستعانة بها من أجل معرفة الديباجة المختصة بهذا النوع من المذكرات، ويمكن أن يتم الاسترشاد بالخطاب الذي تتضمنه تلك المذكرة، وكيفية كتابتها بشكل صحيح وصياغته بأسلوب سهل.
وهذا يوضح المقصود من ذلك الخطاب بأقل وقت وأقل جهد، وفي هذا المقال سوف نقدم لكم نموذج مذكرة إحاطة، بالإضافة إلى كيفية كتابة مذكرات الإحاطة.
للحصول على كتابة مذكرات الإحاطة المتنوعة بشكل متميز وأسلوب فريد، يمكنكم التواصل معنا عبر الواتس آب على الرقم الآتي:
شرح معنى مذكرة الإحاطة
مذكرة الإحاطة تعتبر أحد أهم الأنواع الرئيسية الأربعة للمذكرات الداخلية، والهدف من كتابة مذكرات الإحاطة يتمثل في الآتي:
- لفت انتباه إحدى الجهات أو أحد الشخصيات الإدارية إلى أمر من الأمور، أو قضية من القضايا، أو نقاط محددة لموضوع ما، وذلك مثل توجيه نظر الموظفين إلى نقاط محددة في مشكلة أو قضية معينة، مثل مشكلة نقص بعض الأدوات المستخدمة في عمل ما، أو بعض النقاط الأساسية التي تسببت في عدم تحقق هدف من الأهداف المرسومة والمطلوب تنفيذها.
- القيام بشرح مفصل عن طبيعة العمل.
- توضيح بعض الأغراض التثقيفية حول بعض البروتوكولات أو القضايا، أو القوانين واللوائح، حيث يمكن من خلاله مذكرة الإحاطة تسليط الضوء حول قضية من القضايا بشكل كامل، أو تسليط الضوء على أحد جوانب تلك القضية بشكل مختصر، حيث يتم توضيح ذلك بحقائق واضحة، وأدلة داعمة لتلك القضية.
- تقديم مختصر توضيحي عن قضية من القضايا أو مشكلة من المشاكل.
نموذج مذكرة الإحاطة
تعتبر كتابة مذكرة الإحاطة من أسهل الأعمال التي يمكن للشخص الإداري أن يقوم بها؛ فطريقة صياغة تلك المذكرة تمر بالعديد من الخطوات البسيطة والتي تتمثل في الآتي:
- يجب أن تتضمن مذكرة الإحاطة البيانات والمعلومات الأساسية التي تشمل: (اسم الجهة التي سوف يتم إرسال المذكرة إليها، تحديد الموضوع الذي سيتم كتابة مذكرة الإحاطة حوله، تدوين تاريخ كتابة الإحاطة).
- البدء بكتابة المعلومات المتعلقة بالموضوع بشكل مباشر، ويكون البدء بأحد العبارات الآتية: نطلع سيادتكم على/ ………………، نظرًا إلى/ …………………..، نحيطكم علمًا بأن/ …………………
- يجب ألا تزيد فقرات مذكرة الإحاطة عن خمسة أسطر؛ وذلك من أجل الحفاظ على انتباه قارئ المذكرة، وذلك في حال كانت تلك المذكرة طويلة ومعلوماتها كثيفة.
- يجب أن تكون مذكرة احاطة مدعومة بالبراهين والأدلة المتعلقة بها.
- يلزم تحاشي المصطلحات والعبارات الزائدة، التي لا يؤثر حذفها على على عبارات المذكرة، ووجودها لا يفيد القارئ، إضافة إلى تجنب المصطلحات غير المفهومة و الصعبة والتقنية وبالأخص عندما تكون خلفية القارئ المعرفية لا تساعده على فهم تلك العبارات والمصطلحات.
- يفضل أن يكون ابتداء كتابة المذكرة بلمحة موجزة على شكل نقاط محددة، ثم يتم بعد ذلك التفصيل في كل نقطة من تلك النقاط في عنوان جديد مستقل، للحديث عنه بشكل تفصيلي.
- يلزم تجنب التعميمات وكذلك المعلومات التي لا تدعم الحقائق المتعلقة بالإحاطة.
- يجب أن يتم استخدام أسلوب سهل ولغة بسيطة، مفهومة القراءة وواضحة الفهم، وتتمتع بالمصداقية والمنطقية.
- تجنب استخدام الألفاظ المعقدة، أو العبارات الموهمة، أو المصطلحات غير المفهومة.
- إذا كانت تلك المذكرة موجهة لأحد الأشخاص التي توجد معه علاقة شخصية من أي نوع فيُفضل حينها استخدام ضمير المتكلم، وذلك مثل: (أنا، نحن).
- يجب ألا تتخطى مذكرة الإحاطة صفحتين كحد أقصى، وهذا في حال كانت طبيعة تتطلب ذلك، وإن زادت عن صفحتين فلا تعتبر مذكرة إحاطة بل تعتبر تقديرًا.
أمثلة مذكرة الإحاطة
من المفيد في هذا الموضوع أعني كتابة مذكرات الإحاطة، هو الدخول في هذا الموضوع بشكل مباشر، دون أن يتم تشتيت انتباه القارئ بعوامل أخرى جانبية، أو إشغال القارئ بتفاصيل إضافية، بل يجب أن تكون الكتابة متمركزة حول نقطة محددة، وهو بذلك يكون متسما بالوضوح، ويميل إلى أن يكون موجزا.
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى سيادة مدير/ …………………………………
مرسل إلى سيادتكم من/ …………………………………
نحيطكم علما بأن الطلبية التي استلمتها مؤخرًا والتي كانت بتاريخ …..، الموافق ….. قد تم رفضها؛ وذلك بسبب عدم مطابقتها للمواصفات والمعايير التي الاتفاق عليها عند كتابة الاتفاقية المبرمة بين الطرفين.
حيث إن تلك الطلبية قد خالفت المعايير والمواصفات في الآتي:
أولًا/ …………………………….
ثانيًا/ …………………………….
ثالثًا/ …………………………….
رابعًا/ …………………………….
وقد تم تجنب تعطيل سير العمل في المؤسسة من خلال اللجوء إلى التعاون مع شركة/ ………………………………. وسار العمل بشكل طبيعي على خير ما يُرام.
أما عن موضوع الطلبية آنفة الذكر، فقد قامت الشركة التي تم التعاقد معها بتقديم اعتذار كتابي، وقد دفعت تلك الشركة مبلغًا ماليًا قدره/ ………………………………… ريالًا سعوديًّا، وهو التعويض المتفق عليه بين الطرفين، وقد تم توريده إلى الخزينة، ورقم الإيصال هو / ……………………………….
وتقبلوا تحياتي وجزيل تقديري واحترامي.
الاسم/ …………………………….
الإمضاء/ …………………………….
تاريخ كتابة مذكرة الإحاطة/ …………………………….
نموذج آخر
بسم الله الرحمن الرحيم
معالي الأستاذ الدكتور/ ………………………………….. رئيس الجامعة/ ………………………………… المحترم.
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
أما بعد:
أحيطكم علما بأني خريج من كلية التربية، قسم القرآن وعلومه، في العام الجامعي/ ……………………………………، وقد حصلت على المركز الأول على مستوى القسم.
وبناء على قانون وزارة التعليم رقم ….، الصادر عام …..، فإن الخريج الجامعي الحاصل على المركز الأول، يتم منحه درجة وظيفية في الجامعة بمسمى وظيفي معيد.
وقد حصل جميع زملائي الحاصلين على المركز في الأقسام الأخرى على وظائف جامعية بدرجة معيد، وإلى هذه اللحظة لم يصدر قرار بتعييني أسوة بزملائي الآخرين.
أرجو من سيادتكم التكرم بالنظر في هذه الإحاطة والتوجيه بعمل اللازم.
وتقبلوا خالص الشكر وجزيل التقدير والامتنان.
مرفق لكم صور من الوثائق والمؤهلات الجامعية التي تؤكد حصولي على المرتبة الأولى.
الاسم/ …………………………….
تاريخ كتابة مذكرة الإحاطة/ …………………………….
التوقيع/ …………………………….
نموذج ثالث
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى سيادة الأخ مدير شركة ……… للأدوية والمستلزمات الطبية …… المحترم.
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
أما بعد:
أحيطكم علما بأن كمية أدوية مرض السرطان، ومرض جرثومة المعدة التي تم طلب شحنها إلى صيدلية ……، الكائنة في مدينة …..، شارع …..، لم تصل إلى هذه اللحظة.
حيث كان من المفترض أن يتم إيصالها من قبل عشرة أيام، أي بتاريخ ……، الموافق ……، وهذا التأخير تسبب في خفض نسبة المبيعات في الصيدلية لعدم توفر الأصناف الدوائية المطلوبة.
ولأجل ذلك تم طلب تلك الأدوية من شركة …..، وقد تم توفير الأدوية والعقاقير الطبية المطلوبة.
وبناء على ذلك، فأطلب من سيادتكم إلغاء الطلب المقدم إليكم ؛ نظرًا لأن شركتكم لم تلتزم بتوفير الأدوية في الوقت المحدد المتفق عليها بين الشركة والصيدلة.
وتقبلوا تحياتي وجزيل شكري وتقديري.
إدارة صيدلية/ …………………………….
تاريخ كتابة مذكرة الإحاطة/ ……………………….
التوقيع/ …………………………..
نموذج رابع
بسم الله الرحمن الرحيم
الأخ مدير مؤسسة الكهرباء بمدينة …….. وفقكم الله.
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
أما بعد:
أحيطكم علما بأني في تاريخ …. قد قدمت طلبًا إلى سيادتكم بإصلاح خطوط نقل الطاقة الكهربائية في منطقة ….، في شارع …..، بجوار ……
حيث إنه قد جاءت أمطار غزيرة مصحوبة برياح شديدة، أدى ذلك إلى سقوط بعض الأعمدة الخشبية الحاملة لخطوط نقل الطاقة الكهربائية.
لقد مضت نحو ثمانية أيام منذ تقديم الطلب، وإلى هذه اللحظة لم يتم إصلاح تلك الخطوط، الأمر الذي ترتب عليه غرق المنطقة في الظلام الدامس.
وعليه نرجوا من سيادتكم التكرم بالنظر في هذا الأمر والتوجيه بإصلاح الخلل الناتج عن ذلك، ومحاسبة المهندسين الذين تأخروا في عملية الإصلاح والصيانة.
وتقبلوا جزيل الشكر والتقدير والعرفان.
الاسم/ ……………………………..
تاريخ كتابة مذكرة الإحاطة/ ……………………………..
التوقيع/
نموذج خامس
بسم الله الرحمن الرحيم
الأخ معالي وزير الثقافة ………… المحترم.
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
أما بعد:
بخصوص التحضير لاحتفالات العيد الوطني المجيد، أحيطكم علما بأن جميع دوائر الوزارة ومكاتبها العمومية في المحافظات قد أنهت أغلب التجهيزات والتحضيرات المتعلقة بذلك.
ولم يتبق إلا القليل من تلك التحضيرات، إذ هناك بعض المعوقات والصعوبات التي تعترض الانتهاء من ذلك، وتتمثل تلك العقبات في الآتي:
أولًا: الميزانية المخصصة للتحضير لتلك الاحتفالات التي لم يتم توريدها إلى حساب اللجنة المنظمة بشكل كامل، فقد بلغ نسبة الميزانية التي تم إيصالها 60% فقط من إجمالي الميزانية، وهذا أثر سلبًا على اللجنة، وترتب على ذلك تأخير الانتهاء من التحضيرات.
ثانيًا: استقالة مدير العلاقات العامة في اللجنة، ولم يقم أحد بسد الفراغ الذي تركه، ولأجل ذلك يلزم الإسراع بإصدار قرار تعيين شخص مناسب من ذوي الكفاءة المهنية والخبرة في هذا المنصب.
وتقبلوا خالص التقدير وجزيل الشكر والعرفان.
رئيس اللجنة المنظمة/ …………………………..
تاريخ كتابة مذكرة الإحاطة/ ……………………………..
التاريخ/ ……………………………..
نموذج سادس
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى سيادة مدير مصلحة لضرائب/ ……………………….. وفقكم الله تعالى.
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
أما بعد:
بالإشارة إلى التعميم رقم …..، الصادر بتاريخ …..، الذي قضى بتشكيل لجان ميدانية من أجل الطلب من التجار الذين لم يقوموا بتوريد مبالغ الضرائب المستحقة إلى حساب مصلحة الضرائب.
فإننا نحيطكم علما بأنه قد تشكيل لجان ميدانية من الموظفين في مكتب الضرائب، وقاموا بالنزول الميداني إلى التجار والمولات التجارية، من أجل تنفيذ المهام الموكلة إليهم.
وبفضل الله تعالى هناك تجاوب كبير من التجار، حيث تم توريد مبلغ …… ريال سعودي، إلى حساب مصلحة الضرائب.
غير أن هناك بعض التجار ما زالوا يرفضون إيراد مبالغ الضرائب المستحقة عليهم، وهم ………
ولأجل ذلك تم الرفع إليكم بهذا الخصوص من أجل اتخاذ الإجراءات القانونية اللازمة حيال أولئك التجار.
وتقبلوا جزيل الشكر وفائق التقدير والاحترام.
الاسم/ …………………………
تاريخ كتابة مذكرة الإحاطة/ …………………………
التوقيع/ …………………………
أنواع مذكرة الإحاطة
هناك العديد من أنواع الإحاطة التي يتم كتابتها وصياغتها ومن ثم تقديمها أو إرسالها إلى الجهات ذات العلاقة والاختصاص.
ومن أنواع مذكرات الإحاطة ما يأتي:
- أولًا: مذكرة الإحاطة الداخلية:
والمقصود بمذكرة الإحاطة الداخلية هي تلك الإحاطة التي تكون داخل المؤسسات، بحيث يقوم أحد مديري تلك الشركة بكتابة إحاطة ومن ثم تقديمها إلى الشخص أو الأشخاص المعنيين بها داخل تلك المؤسسة. - ثانيًا: مذكرة الإحاطة الخارجية:
والمقصود بالإحاطة الخارجية هي التي تكون بين مؤسسة ومؤسسة أخرى، بحيث تقوم إحدى المؤسسات أو الشركات بكتابة نموذج إحاطة ومن ثم إرساله إلى المؤسسة المعنية به.
اقرأ أيضًا: خطاب طلب تدريب
في مقال مذكرة الإحاطة، عرضنا خطوات كتابتها، وعرض العديد من تلك الكتابات، إضافة إلى بيان أنواعها، يمكنكم الحصول عليها من خلال التواصل مع خدمة العملاء عبر تطبيق الواتس آب على الرقم: 0556663321
حيث إن لدينا كتابًا متخصصين في مختلف المجالات الكتابية، وبدوام متواصل على مدار الساعة وفي جميع أيام الأسبوع.
